Даже у крупного бизнеса в процессах что-то может буксовать

Как было и в «Билайне». В какой-то момент закупочная система телеком-гиганта стала напоминать клубок из слабо связанных между собой инструментов. Это тормозило работу, усложняя жизнь всем: и закупщикам, и заказчикам, и поставщикам.

Компания решила унифицировать и автоматизировать закупки — и по результатам конкурса выбрала для этих целей продукты Bidzaar: SRM-систему и электронную торговую площадку (ЭТП).

Кейс о том, как компания автоматизировала закупки с помощью Bidzaar, выбрав SRM и ЭТП, и какие результаты это дало.

🤷‍♂️ Как было раньше: собственный модуль вместо ЭТП и «зоопарк» из разных систем

До 2022 года у «Билайна», как и у многих крупных компаний, была проприетарная площадка для закупок. Но назвать ее полноценной ЭТП было трудно – просто модуль на базе ERP-системы Oracle. Работать было можно, но с определенной долей упорства:

❌ Интерфейс отпугивал недружелюбностью

Возникало ощущение, будто ты в бухгалтерской программе: все громоздко, неудобно, без намека на юзабилити

❌ Слишком много кликов

Закупщик тратил время даже на, казалось бы, совсем базовые действия.

❌ Не хватало прозрачности

Было трудно мониторить сделки, что создавало риски завышения цен и откатов.

❌ Никакой быстрой аналитики

Площадка не была заточена под оперативный и наглядный анализ данных.

Но юзабилити отдельного модуля – лишь вершина айсберга. До 2022 года процессы в «Билайне» были выстроены так, что приходилось прыгать между разными системами, чтобы просто инициировать закупку и довести ее до договора.

Это был настоящий «зоопарк» из почти десятка ИТ-решений – каждое со своими правилами, интерфейсом и логикой.

«Зоопарк» разрозненных систем был неудобен и закупщикам, и заказчикам, и поставщикам

🚧 Путь поставщика был сложным и затратным

Для участия в торгах поставщику нужно было:

1️⃣ Найти на сайте ссылку на регистрацию.

2️⃣ Пройти ее.

3️⃣ Заполнить кипу документов и множество форм.

4️⃣ Дождаться проверки и ответа от «Билайна».

Но это полбеды. У многих крупных компаний была своя закупочная площадка со своим интерфейсом: у кого-то – на Oracle, у кого-то – на SAP, и т. д. И это добавляло их поставщикам проблем: приходилось распылять человеческий ресурс.

Под каждую такую проприетарную площадку поставщику нужно усадить менеджера, который знает, как в этой среде работать.

Логично, что все расходы на наем и обучение персонала в итоге бумерангом вернутся заказчику в ценнике.

😱 Как появилась идея унифицировать закупки в едином окне

Идеи о перестройке закупочной системы «Билайна» витали в воздухе и раньше. Но с началом СВО и исходом зарубежных вендоров с российского рынка это стало вопросом с пометкой «срочно».

Незадолго до этого пост директора по закупкам в «Билайне» заняла Нина Тер-Михайлова. После февральских событий ее фокус внимания переметнулся на адаптацию к новым реалиям — нужно было перестраиваться на лету, чтобы не допустить срывы поставок. Но чем глубже команда «Билайна» погружалась в закупочную цепочку, тем яснее становилось:

Изнутри система оказалась громоздким механизмом с кучей шестеренок, которые крутились каждая в свою сторону

Первоначальный план сводился к тому, чтобы не устранять, а просто сократить «зоопарк». Но это не решало проблему: данные все так же придется переносить руками туда-сюда. А это неизбежно вело бы к ошибкам, задержкам и потерям.

Решение стало очевидным: вместо «зоопарка» систем нужен единый сквозной интерфейс

Команда представила аргументы генеральному и финансовому директорам и получила зеленый свет. Проекту по автоматизации и унификации закупок – быть!

🔗 Связка, которая решила все: SRM + ЭТП от Bidzaar

Следующим шагом стал конкурс на выбор платформы для автоматизации закупок. В приоритете были гибкие low code-платформы. В «Билайне» считали, что они позволят:

✅ Оперативно дорабатывать процессы;

✅ Прописывать новые цепочки;

✅ Адаптироваться под задачи бизнеса без глубокой кастомизации.

Несмотря на сжатые сроки, это был полноценный конкурс. В квалификационной воронке крутилось 16 компаний, но в финал вышли 4-5 участников. Все они соответствовали ключевым требованиям, так что первую роль играла уже цена.

Победителем стал Bidzaar. Во многом благодаря мощному комбо-офферу

По адекватной стоимости Bidzaar предложил комплексное решение из SRM-системы и ЭТП. Это идеально ложилось в контур потребностей «Билайна».

Система автоматизации закупок полного цикла на базе продуктов Bidzaar

🎭 Ликует байер, поднывает поставщик. Первые недели на экосистеме Bidzaar

Унифицировать закупочные процессы – это не нажать одну кнопку.

Для «Билайна» главным вызовом стала интеграция SRM с внутренним IT-ландшафтом. Особенно с ERP. Именно туда летят основные данные – и оттуда же возвращаются обратно в SRM для формирования обязательств, бухгалтерского учета, бюджетной аналитики и т. д. Чтобы все это корректно заработало, IT-команде пришлось попотеть.

С переводом торгов на ЭТП все было куда проще. Пара дней – и готово

Закупщики встретили ЭТП ликованием. Здесь для них:

1️⃣ Понятный интерфейс и гибкие настройки.

2️⃣ Удобный и детализированный конкурентный лист.

3️⃣ Продвинутая аналитика и наглядные дашборды.

4️⃣ Чаты для командной работы и общения с поставщиками.

5️⃣ База из 140 тыс. активных поставщиков (на весну 2025 года).

6️⃣ Авторазмещение запроса на тендерных агрегаторах.

7️⃣ Чуть ли не каждый месяц – релиз с новыми фичами.

Кто не ликовал, так это бизнес-заказчики и действующие поставщики.

Но это был классический притирочный этап: сопротивление и тревоги вначале, а затем – адаптация. Вскоре все стороны приняли новые правила, оценив прозрачность и удобство работы через площадку.

Этот позитивный опыт, однако, сыграл злую шутку.

ЭТП настолько бодро заработала, что внутри компании возникла иллюзия, что и SRM можно допиливать так же «на изи»

🌟 На яркой стороне закупок: что изменилось после перехода «Билайна»  на SRM и ЭТП Bidzaar

🕵️ Все стало унифицировано, прозрачно и подконтрольно

Все действия и документы теперь отображаются и логируются в единой системе. Любой акт, любую переписку по закупке можно мигом поднять просто по номеру договора.

📘 Единая политика вместо 20 инструкций

Раньше в компании была солянка из разрозненных документов: шаблоны, справочники, инструкции. Сейчас все сведено в одну стройную нормативную систему, охватывающую каждый этап закупки.

📈 Больше конкуренции = проще отторговать поставщиков

После перехода на ЭТП Bidzaar в «Билайне» заметили рост предложений от поставщиков. По ряду категорий – кратный. Вот где кипели настоящие тендерные страсти за право продать!

В компании даже изобрели термин «отбидзарить поставщика» – то есть выбить из него на ЭТП прозрачное предложение по оптимальной цене

🤝 Поставщики: зашли легко, остались надолго

Простота интерфейса и регистрации, бесплатное участие в конкурсах позволили сохранить старых поставщиков и быстро привлечь новых.

Поставщики регистрируются на Bidzaar бесплатно – без ЭЦП, аккредитации и прочих формальностей. Сама регистрация занимает буквально 2 минуты

🧰 Меньше ручной работы

Автоматизация освободила отдел закупок от рутинных операций. Теперь закупщики могут сосредоточиться на более важных задачах.

Время, высвобожденное от бесконечного копирования и выгрузки отчетов, теперь тратится на аналитику и поиск новых решений

📲 Поддержка, вебинары, Telegram – всегда на связи

Bidzaar обеспечил не только техподдержку, но и живое, чуткое взаимодействие, которое чувствовалось на каждом этапе внедрения.

Обучающие материалы, вебинары и живое общение в Telegram-канале стали, как говорят в компании, «восьмой линией психологической поддержки» – особенно важной на старте.

Нина Тер-Михайлова выступает с докладом на конференции «Бидзаар конф.»

🤩79% успешных тендеров на Bidzaar – вау! Как у «Билайна» это выходит?

📅 Жесткое планирование – половина успеха

В компании действует годовой цикл планирования и четкие количественные цели. Как следствие, заказчики инициируют закупки только по реальной потребности, а не «на всякий случай».

📄 RFI – строго по назначению

Если цель – не закупка, а просто сбор коммерческих предложений для анализа рынка (RFI), поставщиков всегда об этом предупреждают.

79% завершенных с выбором победителя тендеров – это еще не полная картина

🚀 Результаты ГК «Рост» за 6 месяцев на Bidzaar