15% экономии и никакой головной боли. Как «Гулливер» перевел закупки в электронный формат
Партнер
«Гулливер», сеть супермаркетов в Поволжье
Задача
Автоматизировать непрямые закупки
Искоренить риски коррупции
Найти новых поставщиков к уже имеющимся·
Получать действительно рыночные цены
Решение
Оцифровать торги, переведя закупки на Bidzaar
Результаты
Данные спустя год работы с Bidzaar:
442 тендера проведено
2,5 млрд. руб. – общая стоимость по тендерам
14,76% – средняя экономия на закупках
91% тендеров проходят с участием двумя и более поставщиками
80% прежних поставщиков замещены новыми, предлагающими более выгодные условия
В ульяновской сети супермаркетов «Гулливер» долгое время довольно либерально относились к тейловым закупкам: раз почта и Excel – значит, почта и Excel.
Однако в 2020 году в компании решились на изменения: отныне все тейловые закупки должны проводиться в формате открытого аукциона
В кейсе – о том, через какие тернии прошел «Гулливер» на пути к прозрачным закупкам и какую роль в этом сыграл Bidzaar
Переписка вместо тендеров: как раньше проходили закупки в «Гулливере»
До 2020 года в «Гулливере» переговоры по непрямым закупкам велись по e-mail. У такого подхода сразу несколько минусов.
😰 Слишком много ручной работы
Обзвонить поставщиков, собрать все КП, просмотреть их и выбрать лучшее – все это лишние действия, которые можно было автоматизировать.
😨 Поставщик диктует цены – платим, сколько попросили
Обычно решения принимались по принципу «укладывается в бюджет – берем». Некоторые поставщики этим пользовались и завышали цены. Их логика: много лет сотрудничаем – купят, куда денутся.
😱Непонятно, как провести конкурс так, чтобы было удобно всем
И закупщику, и поставщикам
Можно было собрать предложения в почту и попытаться устроить переторжки, обзванивая поставщиков. В итоге никто толком не мог понять, почему не победил («Ну ты бы сказал, мы бы подвинулись!»), и никто толком не проседал в цене, поскольку процедура не подразумевала знакомства с предложениями конкурентов
Александр Филаретов, начальник управления по некоммерческим закупкам «Гулливер»
Были уверены, что электронные закупки не для России
До Bidzaar в «Гулливере» уже присматривались к электронным торговым площадкам (ЭТП). Ничего путного из этого не вышло.
1. Многие площадки заточены под компании с госучастием, но не учитывают интересы бизнеса
Все регламентировано рамками 44-ФЗ и 223-ФЗ. Для коммерческого сектора это ни к чему – только лишняя возня с документами. Одни лишь регистрация и ожидание аккредитации на таких платформах могут занимать у поставщика недели.
2. Есть входной платеж с поставщика
На многих электронных площадках участие в торгах платное. Поставщики в шоке от таких порядков: с чего бы им платить, если победа в тендере – это, по сути, лотерея?
3. Некоторые площадки откровенно дерут деньги с закупщика
Считают, что каждая позиция в единой заявке – это отдельная закупка.
На одной площадке я объявил конкурс на шесть номенклатурных позиций и выбрал победителя. За каждую позицию я как за размещающий запрос заплатил 6 000 руб., потому что, по условиям договора, это можно было засчитать за шесть закупок, а не одну… Увы, пришлось заплатить и больше не возвращаться на эту площадку.
Александр Филаретов, начальник управления по некоммерческим закупкам «Гулливер»
4. Неудобный интерфейс, перегруженный функционал
Есть площадки, где на размещение тендера с уже готовой документацией уходит 1,5 часа (вместо нескольких кликов на Bidzaar).
5. Есть вопросы к количеству и качеству поставщиков
Случалось, что на тендер едва набиралось 2 участника. Понятно, что считать это аукционом в привычном понимании нельзя.
В таких категориях, как «Строительство», частенько ошиваются «профессиональные участники». Так называют компании, весь смысл существования которых – выиграть тендер и быстренько перезаказать услугу у подрядчика. Служба безопасности вычисляла таких хитрецов и не допускала до процедур.
К счастью, нашелся Bidzaar
Bidzaar оказался идеальной площадкой для непрямых закупок
Все автоматизировано и понятно. Пользоваться Bidzaar не сложнее, чем электронной почтой.
Размещение закупки со всей документацией происходит буквально в 6 кликов.
Регистрация поставщика занимает 2 минуты.
Участие в тендере бесплатное – есть только небольшая комиссия с победителя.
К марту 2025 года на площадке зарегистрировано 134 тыс. поставщиков.
Ежедневно регистрируются еще 150+ компаний.
Можно приглашать действующих партнеров – достаточно прислать им ссылку.
Я участвовал в обсуждении функционала еще в клубе руководителей закупки. Поэтому я знаю, что делали площадку, куда можно скинуть «Хочу ноутбуки такие-то» или «Хочу питание в офис», а в ответ 10-15 поставщиков предложат свои услуги, покажут цены и заполнят типовые анкеты с условиями поставки.
Александр Филаретов, начальник управления по некоммерческим закупкам «Гулливер»
Площадка для госзакупок
Bidzaar
Стоимость регистрации для поставщика
от 145 000 в год
бесплатно
Регистрация без ЭЦП
–
+
Возможность отправлять сообщения внутри ЭТП
–
+
Профиль поставщика (общая информация, профиль партнера, активность на площадке)
–
+
Отчетность
+
+
Сравнительный анализ площадок для госзакупок и Bidzaar
С февраля 2020 года «Гулливер» проводит все непрямые закупки на Bidzaar
И это несмотря на то что в компании действовало правило: контракты до 300 000 руб. можно перезаключать с текущим поставщиком по прежнему договору. Считалось, что при таких заказах устраивать аукционы накладно. Но не в случае с Bidzaar. Здесь все действия занимают пару минут или вовсе несколько кликов.
На Bidzaar работа с конкурентными листами практически полностью автоматизирована
Подход, который позволил «Гулливеру» экономить 15% на закупках
1️⃣В «Гулливере» больше не торгуют по почте. Принципиально
С переходом на Bidzaar теперь все только через тендеры.
Если поставщик после окончания аукциона сообщает в почту, что у него есть предложение лучше, то оно не принимается. Поставщику еще раз указывают на то, что участие возможно только в общей процедуре
Александр Филаретов, начальник управления по некоммерческим закупкам «Гулливер»
2️⃣Ставят цены в приоритет
По нестратегическим закупкам больше нет автоматического перезаключения договора. Напротив, раз в 1-2 года по части контрактов проводятся редукционы. Это помогает прощупать рынок и в моменте получить представление об актуальных ценах.
3️⃣Долгосрочные партнеры уже не могут диктовать условия
Чуть подняли стоимость – сразу переоценка в формате открытого конкурса. По итогам переоценки становится ясно, обосновано ли повышение или это просто прихоть поставщика.
4️⃣Подробно составляют ТЗ
Техзадание пишет внутренний заказчик – это несложно и помогает разгрузить менеджеров. Что важно: в управлении по закупкам «Гулливера» технические требования утверждаются по категорийной стратегии сразу на год. Так что однажды прописанное ТЗ может пригодиться и для следующих закупок.
Раньше очень многое держалось на личных договоренностях, причем нигде не зафиксированных. Правильно прописанные ТЗ и вообще наличие документации позволяют не выстраивать все процессы заново при отпуске или смене сотрудника и приводят к порядку
Александр Филаретов, начальник управления по некоммерческим закупкам «Гулливер»
5️⃣ Правильно выставляют НМЦ
В «Гулливере» НМЦ (начальная минимальная цена) – это цена по предыдущему договору на такой же товар или услуги. Исследования показывают, что участники за каждый шаг снижают цену на 1%, при этом в торгах редко делают более 15 шагов. Если НМЦ задана неверно, первый же поставщик фактически определит стартовую цену, от которой пойдет снижение. И она может оказаться совершенно «не в рынке».
6️⃣ Внедрили предсорсинг
То есть сбор коммерческих предложений для быстрого анализа рынка. По результатам такого анализа в «Гулливере» и отбирают участников торгов – обычно не менее пяти на крупный тендер.
7️⃣ …И внутренний аудит
После каждого тендера «Гулливер» проверяет первую тройку поставщиков на благонадежность. В двухэтапных закупках таких проверок больше: если поставщик не прошел аудит, путь во второй этап для него закрыт.
продукция устраивала, привлекали в следующий раунд торгов.
Цифры и факты
результаты «Гулливера» за 1,5 года работы с Bidzaar
442 тендера
Проведено
На общую сумму 2,5 млрд. руб
14,76%
Средняя экономия на закупках
По сравнению с предыдущими годами.
91% тендеров
Прошли с двумя и более участниками
В том числе найденными на Bidzaar
80% прежних поставщиков
Замещены новыми
С более выгодными условиями
Запрос демо-показа
Интеграция с 1С | Запрос демо
Запрос демо-показа
Опции профессионального тарифа
Регистрация компании за 5 минут
Неограниченное количество пользователей со стороны компании
Удобный поиск запросов на Bidzaar
Подача предложений в неограниченное количество запросов
Подача заявок в неограниченное количество реестров
Регулируемая подписка на уведомления
Протоколируемые веб-чаты с заказчиками
Обучающие вебинары для поставщиков
Техническая поддержка
+ Статус «Подтвержденная компания»
+ Помощь менеджера с оформлением Профиля компании
+ Бейджи компании
+ Персональное вводное Online-обучение
+ Участие в категорийном реестре Bidzaar
+ Индивидуальная маркетинговая поддержка с помощью инструментов Bidzaar
Опции стартового тарифа
Регистрация компании за 5 минут
Неограниченное количество пользователей со стороны компании
Удобный поиск запросов на Bidzaar
Подача предложений в неограниченное количество запросов
Подача заявок в неограниченное количество реестров