15% экономии и никакой головной боли. Как «Гулливер» перевел закупки в электронный формат

В кейсе – о том, через какие тернии прошел «Гулливер» на пути к прозрачным закупкам и какую роль в этом сыграл Bidzaar

---

Переписка вместо тендеров: как раньше проходили закупки в «Гулливере»

До 2020 года в «Гулливере» переговоры по непрямым закупкам велись по e-mail. У такого подхода сразу несколько минусов.

😰 Слишком много ручной работы

Обзвонить поставщиков, собрать все КП, просмотреть их и выбрать лучшее – все это лишние действия, которые можно было автоматизировать.

😨 Поставщик диктует цены – платим, сколько попросили

Обычно решения принимались по принципу «укладывается в бюджет – берем». Некоторые поставщики этим пользовались и завышали цены. Их логика: много лет сотрудничаем – купят, куда денутся.

😱 Непонятно, как провести конкурс так, чтобы было удобно всем

И закупщику, и поставщикам

Можно было собрать предложения в почту и попытаться устроить переторжки, обзванивая поставщиков. В итоге никто толком не мог понять, почему не победил («Ну ты бы сказал, мы бы подвинулись!»), и никто толком не проседал в цене, поскольку процедура не подразумевала знакомства с предложениями конкурентов

Александр Филаретов, начальник управления по некоммерческим закупкам «Гулливер»

Были уверены, что электронные закупки не для России

До Bidzaar в «Гулливере» уже присматривались к электронным торговым площадкам (ЭТП). Ничего путного из этого не вышло.

1. Многие площадки заточены под компании с госучастием, но не учитывают интересы бизнеса

Все регламентировано рамками 44-ФЗ и 223-ФЗ. Для коммерческого сектора это ни к чему – только лишняя возня с документами. Одни лишь регистрация и ожидание аккредитации на таких платформах могут занимать у поставщика недели.

2. Есть входной платеж с поставщика

На многих электронных площадках участие в торгах платное. Поставщики в шоке от таких порядков: с чего бы им платить, если победа в тендере – это, по сути, лотерея?

3. Некоторые площадки откровенно дерут деньги с закупщика

Считают, что каждая позиция в единой заявке – это отдельная закупка.

На одной площадке я объявил конкурс на шесть номенклатурных позиций и выбрал победителя. За каждую позицию я как за размещающий запрос заплатил 6 000 руб., потому что, по условиям договора, это можно было засчитать за шесть закупок, а не одну… Увы, пришлось заплатить и больше не возвращаться на эту площадку.

Александр Филаретов, начальник управления по некоммерческим закупкам «Гулливер»

4. Неудобный интерфейс, перегруженный функционал

Есть площадки, где на размещение тендера с уже готовой документацией уходит 1,5 часа (вместо нескольких кликов на Bidzaar).

5. Есть вопросы к количеству и качеству поставщиков

Случалось, что на тендер едва набиралось 2 участника. Понятно, что считать это аукционом в привычном понимании нельзя.

В таких категориях, как «Строительство», частенько ошиваются «профессиональные участники». Так называют компании, весь смысл существования которых – выиграть тендер и быстренько перезаказать услугу у подрядчика. Служба безопасности вычисляла таких хитрецов и не допускала до процедур.

К счастью, нашелся Bidzaar

Bidzaar оказался идеальной площадкой для непрямых закупок

• Все автоматизировано и понятно. Пользоваться Bidzaar не сложнее, чем электронной почтой.
• Размещение закупки со всей документацией происходит буквально в 6 кликов.
• Регистрация поставщика занимает 2 минуты.
• Участие в тендере бесплатное – есть только небольшая комиссия с победителя.
• К марту 2025 года на площадке зарегистрировано 134 тыс. поставщиков.
• Ежедневно регистрируются еще 150+ компаний.
• Можно приглашать действующих партнеров – достаточно прислать им ссылку.

Я участвовал в обсуждении функционала еще в клубе руководителей закупки. Поэтому я знаю, что делали площадку, куда можно скинуть «Хочу ноутбуки такие-то» или «Хочу питание в офис», а в ответ 10-15 поставщиков предложат свои услуги, покажут цены и заполнят типовые анкеты с условиями поставки.

Александр Филаретов, начальник управления по некоммерческим закупкам «Гулливер»

С февраля 2020 года «Гулливер» проводит все непрямые закупки на Bidzaar

И это несмотря на то что в компании действовало правило: контракты до 300 000 руб. можно перезаключать с текущим поставщиком по прежнему договору. Считалось, что при таких заказах устраивать аукционы накладно. Но не в случае с Bidzaar. Здесь все действия занимают пару минут или вовсе несколько кликов.

На Bidzaar работа с конкурентными листами практически полностью автоматизирована

Подход, который позволил «Гулливеру» экономить 15% на закупках

1️⃣ В «Гулливере» больше не торгуют по почте. Принципиально

С переходом на Bidzaar теперь все только через тендеры.

Если поставщик после окончания аукциона сообщает в почту, что у него есть предложение лучше, то оно не принимается. Поставщику еще раз указывают на то, что участие возможно только в общей процедуре

Александр Филаретов, начальник управления по некоммерческим закупкам «Гулливер»

2️⃣ Ставят цены в приоритет

По нестратегическим закупкам больше нет автоматического перезаключения договора. Напротив, раз в 1-2 года по части контрактов проводятся редукционы. Это помогает прощупать рынок и в моменте получить представление об актуальных ценах.

3️⃣ Долгосрочные партнеры уже не могут диктовать условия

Чуть подняли стоимость – сразу переоценка в формате открытого конкурса. По итогам переоценки становится ясно, обосновано ли повышение или это просто прихоть поставщика.

4️⃣ Подробно составляют ТЗ

Техзадание пишет внутренний заказчик – это несложно и помогает разгрузить менеджеров. Что важно: в управлении по закупкам «Гулливера» технические требования утверждаются по категорийной стратегии сразу на год. Так что однажды прописанное ТЗ может пригодиться и для следующих закупок.

Раньше очень многое держалось на личных договоренностях, причем нигде не зафиксированных. Правильно прописанные ТЗ и вообще наличие документации позволяют не выстраивать все процессы заново при отпуске или смене сотрудника и приводят к порядку

Александр Филаретов, начальник управления по некоммерческим закупкам «Гулливер»

5️⃣ Правильно выставляют НМЦ

В «Гулливере» НМЦ (начальная минимальная цена) – это цена по предыдущему договору на такой же товар или услуги. Исследования показывают, что участники за каждый шаг снижают цену на 1%, при этом в торгах редко делают более 15 шагов. Если НМЦ задана неверно, первый же поставщик фактически определит стартовую цену, от которой пойдет снижение. И она может оказаться совершенно «не в рынке».

6️⃣ Внедрили предсорсинг

То есть сбор коммерческих предложений для быстрого анализа рынка. По результатам такого анализа в «Гулливере» и отбирают участников торгов – обычно не менее пяти на крупный тендер.

7️⃣ …И внутренний аудит

После каждого тендера «Гулливер» проверяет первую тройку поставщиков на благонадежность. В двухэтапных закупках таких проверок больше: если поставщик не прошел аудит, путь во второй этап для него закрыт.

продукция устраивала, привлекали в следующий раунд торгов.

---