«Ригла» — федеральная аптечная сеть. Охватывает сотни городов и 70 000+ позиций ассортимента. Это одна из крупнейших розничных фармакологических сетей страны, которая объединяет более 6 000 аптек. В такой крупной сети каждая закупка влияет на скорость развития и качество обслуживания клиентов.

Закупками в «Ригле» занимается финансовый департамент. В задачи команды входит полный цикл сопровождения закупки. Специалисты размещают тендеры, проводят переторжку, проверяют корректность договоров, цен и УПД, контролируют результаты торгов.

Закупки ведут по годовому плану и по разным регионам, поэтому команде важны стабильные процессы и возможность выбирать подрядчиков по всей стране. Прежние платформы с этим задачами не справлялись. Закупки затягивались, отклик в регионах был небольшой, а часть поставщиков не доходила до участия в тендерах.

«С ЭТП мы вдвое ускорили размещение и сбор предложений, наконец-то получили стабильный отклик по регионам, перестали терять переписку с поставщиками, стали удобнее проводить переторжку и анализировать предложения»

Светлана Гончарова

руководитель отдела закупок

Почему искали новое решение

В «Ригле» раньше закупки проводили на других электронных площадках и через email. Команда понимала, что старые инструменты мешают работать эффективно. Поэтому искала платформу, которая ускорит процедуру закупок, упростит коммуникацию и поможет привлекать больше подрядчиков по всей стране. 

Новый инструмент должен был решить такие проблемы:

Закупки занимали много времени. На старых площадках команде приходилось заполнять одну страницу за другой, вручную выбирать коды классификаторов и разбираться с большим количеством технических полей, в которых легко запутаться. Из-за этого публикация превращалась в долгий и утомительный процесс. Команде приходилось тратить больше часа только на публикацию одного ТЗ.

Многие задачи приходилось делать вручную. Департаменты рассылали запросы по почте, собирали КП в разных форматах, преобразовывали в Excel-файлы и вручную делали сводные таблицы. На сортировку условий, проверку цен и подготовку отчетов уходило много времени. Поэтому важно было найти платформу, которая сократит количество ручных операций.

Терялись переписки с поставщиками. Переписка с поставщиками на старых площадках постоянно рассыпалась: цепочки сообщений не сохранялись, ответы приходили вразнобой. Из-за этого контролерам приходилось вручную искать нужные письма. Команде было важно перейти на решение, где весь диалог с потенциальным подрядчиком хранится в одном окне и доступен всей группе.

Слабый отклик в регионах. На прежних платформах многие тендеры в регионах проваливались: команде не удавалось найти даже одного поставщика. Приходилось вручную искать подрядчиков, обзванивать компании или отказываться от полноценной конкуренции.

Переторжка работала плохо. Из-за того что в тендерах участвовало слишком мало поставщиков, торги практически не развивались. Ставок было мало, конкуренции тоже, поэтому добиться реального снижения цены было сложно. Без достаточного количества участников переторжка теряла смысл и не давала нужного результата.

Что изменилось после перехода на Bidzaar

После перехода на ЭТП команда увидела, что большинство проблем, с которыми они сталкивались годами, легко решаются на новой платформе. Вот какие изменения стали заметны в работе:

Размещение закупок стало быстрее. Вся процедура от подготовки ТЗ до публикации занимает 30–55 минут. Команда может запускать больше тендеров без дополнительной нагрузки на сотрудников и работать в комфортном темпе.

На ЭТП есть несколько решений, которые убирают рутину и сокращают время подготовки процедуры:

• Мастер публикации — простой пошаговый конструктор, в котором всё собрано в одном окне. Не нужно переходить между разными страницами и разбираться в сложных полях.
• Шаблоны ТЗ и закупок, чтобы типовые закупки создавать за пару минут. В шаблонах уже есть структура, требования и нужные документы, поэтому почти ничего не приходится заполнять вручную.
• Клонирование повторяющихся процедур: одна кнопка — и новая закупка создаётся на базе предыдущей с уже заполненными полями.

Bidzaar экономит десятки минут на каждой публикации и убирает риск ошибок при ручном заполнении

Коммуникация с поставщиками стала полностью прозрачной. Для каждого запроса автоматически создается чат. Поставщики задают здесь вопросы по ТЗ, срокам, качеству, условиям и получают официальные ответы. Все файлы и история переписки хранятся в одном месте и доступны команде. Такой формат позволяет не терять сообщения и быстро решать любые вопросы по закупке.

Индивидуальный чат с организатором — закрытый диалог между заказчиком и конкретным участником

Отклик из регионов вырос. После перехода на Bidzaar команда начала получать предложения даже из самых сложных регионов — Крыма, Усть-Кута и других точек, где раньше не удавалось найти ни одного поставщика. В каждой региональной процедуре «Ригла» теперь получает минимум три коммерческих предложения.

Например, по маркетинговым услугам контролеры однажды вывели в шорт-лист 19 компаний — это уже отобранные из десятков предложений на ЭТП. Позиция команды такая: лучше выбирать из 19 качественных претендентов, чем из трех случайных. Так контролеры лучше понимают рынок, видят новых игроков и могут осознанно решить, с кем работать дальше.

Такой рост отклика стал возможен благодаря возможностям самой платформы. В базе Bidzaar уже 170 000+ поставщиков по всей стране. Система сразу предлагает подрядчиков, которые уже работают в нужном регионе или категории.

Алгоритм подбирает компании под конкретный тип работ или услуг, даже в небольших или труднодоступных локациях

Торги стали конкурентными. После перехода на Bidzaar в тендерах «Риглы» появились новые участники, и переторжка наконец-то начала работать. Теперь в каждой процедуре есть движение ставок, и компания получает 5–12% снижения цены только за счет нормальной конкуренции. Если раньше торги «не шли» из-за малого числа поставщиков, то теперь переторжка стала полноценным этапом, который реально влияет на итоговую стоимость.

Такой результат стал возможен благодаря инструментам, которые усиливают конкуренцию и делают процесс прозрачным:

• Журнал снижения цены — показывает динамику ставок в режиме реального времени и позволяет контролировать честность торгов.
  
• Автоматические приглашения релевантным поставщикам — платформа сама подтягивает подходящих участников, чтобы расширять пул конкурентов и давать глубину переторжки.

«У нас был случай по торговому оборудованию, который действительно удивил. На тендер зашел новый подрядчик и предложил цену, которая казалась невозможной для рынка. Разница оказалась около минус 12% от ожидаемой стоимости. При том что мы хорошо понимаем себестоимость фурнитуры, стекла, ЛДСП и других материалов. Комплект оборудования на одну аптеку стоит примерно 1 200 000. Для нас это был приятный и очень показательный результат. На площадке появляются действительно сильные подрядчики, которые дают экономию, о которой мы даже не думали»

Светлана Гончарова

руководитель отдела закупок

Анализировать предложения стало проще. Команда перестала тратить часы на ручное сравнение коммерческих предложений. Сводник формируется автоматически: данные подтягиваются из системы и очищаются от дубликатов. Контролерам больше не нужно собирать Excel-файлы вручную, они могут сразу переходить к анализу предложений.

Сравнение условий занимает 10–15 минут, даже если участников много. Вот как это работает:

• После окончания срока подачи КП система автоматически подтягивает все файлы участников и складывает их в один структурированный документ.
• Контролер нажимает две кнопки — и Bidzaar формирует конкурентный лист. В нем уже собраны цены, сроки, условия, комментарии. Такой лист можно сразу отправлять на обсуждение или использовать для переторжки.
• Подключается аналитический дашборд. Платформа визуализирует активность поставщиков, динамику ставок, глубину конкуренции и итоговую экономию.

Вместо часов рутины контролеры получают готовые данные

Результаты

После перехода на Bidzaar закупочный процесс в «Ригле» стал быстрее, прозрачнее и предсказуемее. Команда перестала тратить время на рутину, получила стабильный отклик даже в сложных регионах и смогла выстраивать конкуренцию даже в отдаленных регионах.

Ключевые итоги:

• 34 из 54 тендеров за 9 месяцев — с новыми поставщиками. Компания расширила пул подрядчиков и стала находить исполнителей даже в узких категориях и сложных локациях.
• Участники приходят даже из регионов, где раньше отклика не было вовсе. Региональные тендеры перестали проваливаться, а локальные компании стали активно участвовать в тендерах.
• В отдельных закупках появилось 10+ шагов снижения цены. Конкуренция выросла, и переторжка стала давать реальный экономический эффект.
• Команда ведет 3–4 тендера одновременно. Освободили время и ресурсы за счет автоматизации работы.
• Время на публикацию и обработку процедуры сократилось почти вдвое. Сократили ручные операции, ускорили сравнение предложений и подготовку итоговых документов.

«Когда к нам пришла сотрудница с опытом работы на госзакупках и мы показали ей площадку, она была в диком восторге. Ее работа ускорилась почти на 50% по размещению закупок, по сбору коммерческих предложений, по общению с поставщиками внутри тендера»

Светлана Гончарова

руководитель отдела закупок