Как производитель мясных изделий «Дымов» экономит до 10% на закупках после перехода на Bidzaar

Рассказываем подробно, за счёт каких инструментов Bidzaar это получилось.

Как проходили закупки до Bidzaar

Компания «Дымов» вела закупки вручную: рассылали запросы проверенным подрядчикам на почту и ждали в ответ коммерческое предложение. Такая модель была стабильной: участвовать в тендере приглашали только тех, с кем уже работали и в ком были уверены. Но закупки оставались в серой зоне и со временем стали создавать ощутимые узкие горлышки для бизнеса.

Проблема 1: ограниченный выбор поставщиков

Закупки чаще всего проводились среди уже знакомых партнёров. Новые подрядчики практически не появлялись в процедурах — о закупках просто никто не узнавал. Из-за этого конкуренция оставалась низкой, а условия — часто невыгодными. Вместо выбора из десятка предложений есть лишь одно-два. В таких условиях цены поставщиков зачастую остаются выше рыночных, и заказчик фактически вынужден соглашаться на то, что предлагают. Это создаёт зависимость от ограниченного числа партнёров и повышает риски для бизнеса — от перебоев с поставками до отсутствия гибкости.

Проблема 2: долгие согласования

Даже если подходящие поставщики находились, процесс закупки всё равно занимал слишком много времени. Цикл растягивался на 14–18 дней: документы приходилось обрабатывать вручную, а согласования зависали на каждом этапе. Менеджерам приходилось собирать все данные из писем и Excel, сравнивать предложения поставщиков вручную и долго согласовывать результат с внутренними заказчиками. Это мешало планированию и тормозило работу всей компании.

Проблема 3: сложности в коммуникации

Поставщикам было неудобно участвовать в закупках. Чтобы задать вопрос или уточнить технические детали, приходилось звонить или вести длительную переписку по почте. Это не только затягивало сроки, но и снижало вовлечённость контрагентов.

Со стороны закупщиков ситуация была ещё сложнее: каждый процесс требовал ручного сопровождения и постоянного контроля, а участников приходилось «догонять» — звонить по любому вопросу. Особенные сложности вызывали категории с технической спецификой. Часто, чтобы принять предложение, нужно было уточнить детали, а поставщики долго отвечали.

«Мы тратили много времени на коммуникации — звонки, письма, согласования. Всё это отвлекало от главной задачи: найти лучших поставщиков и провести закупку вовремя»

Мария Кумандина, руководитель тендерного отдела в «Дымове»

Как решили эти проблемы

Тендерного отдела в компании не было, поэтому весь процесс закупок приходилось вести вручную. Однажды сотрудники пытались перевести работу на другую ЭТП, но сделать это не удалось. Тогда решили протестировать электронную торговую площадку Bidzaar. 

«Вопрос о запуске ЭТП не стоял — выбор был очевидным. Оставалось только выбрать решение, которое реально упростит работу. Я уже работала с Bidzaar до прихода в “Дымов”, знала систему и её возможности. Здесь я погрузилась глубже, довела процессы до автоматизма и увидела реальные результаты»

Мария Кумандина, руководитель тендерного отдела в «Дымове»

Чтобы переход на новую ЭТП упростил процессы для сотрудников, в «Дымове» обратили внимание не только на экономию, но и на удобство работы всей команды. Важно было подобрать решение, которое снимет рутину, ускорит процессы и позволит легко вовлекать внутренних заказчиков и внешних подрядчиков. Bidzaar закрыл все эти запросы: площадка оказалась простой в использовании, гибкой для разных категорий закупок и при этом дала доступ к большому пулу поставщиков.

Понятный интерфейс. В Bidzaar вся информация о закупке собрана в одной карточке — от условий до статуса заявок. Система устроена так, что даже новичку не нужно долго разбираться: фильтры по категориям, типу заказчика и стоимости помогают быстро найти нужную процедуру, а встроенные подсказки ведут пользователя шаг за шагом.

Разместить тендер можно за пару кликов: интерфейс напоминает о следующих шагах для запуска тендера. Благодаря этому в «Дымове» запуск новых процедур не требует долгого обучения сотрудников — площадкой легко пользуются даже специалисты, которые раньше не работали с ЭТП.

Функционал для анализа предложений. Система автоматически формирует сравнительные таблицы и облегчает работу закупщиков. В ней все коммерческие предложения собраны в одном отчёте и сгруппированы по критериям. Теперь сравнивать стоимость каждого предложения получается быстро по каждой позиции.

Таблицу можно скачать и загрузить в CRM — и сразу запустить процесс сделки

Участие в тендере без аккредитации и ЭЦП: в торгах появились новые игроки

Одним из главных изменений стало расширение пула поставщиков. В «Дымове» предложили действующим поставщикам перейти на площадку вместе с компанией. Регистрация на ЭТП бесплатная и без ЭЦП. 

Зарегистрироваться на платформе — легко. Поставщикам не нужны аккредитация и ЭЦП

Благодаря бесплатному участию для поставщиков, «Дымов» получил такие результаты:

• В 75% тендеров участвуют три и более поставщиков
• В 10% процедур зафиксировали не менее 10 шагов снижения цены — это хороший показатель
• Около 10% новых подрядчиков компания нашла прямо через Bidzaar

Особенно ярко новые поставщики проявились в стратегических категориях:

• Холодильное оборудование: несмотря на опасения, поставщики приняли новый формат и активно участвуют в процедурах
• Логистика: после оптимизации количество участников стабилизировалось на уровне 40–45, что повысило качество заявок и исключило случайных игроков

Прозрачные торги и конкуренция: экономия на закупках составляет в среднем 12%

В Bidzaar поставщики не платят за участие в тендерах, поэтому на закупку откликается больше потенциальных контрагентов. Торги ведутся в открытую: участники видят предложения конкурентов и могут сравнить их. Из-за этого действующие партнёры снижают цены и пересматривают условия, чтобы сохранить контракты с «Дымовым».

«Bidzaar стал для нас не просто инструментом экономии, а площадкой для развития конкуренции. Даже давние партнёры начали предлагать нам лучшие условия»

Мария Кумандина, руководитель тендерного отдела в «Дымове»

Автоматизация тендеров: прощание с рутиной

Bidzaar автоматизировал большую часть ручной работы. Вот как всё изменилось:

• Единый интерфейс для коммуникации избавил команду от десятков звонков и писем. Общаться с поставщиками, согласовывать условия и видеть статусы по заявке можно в одном чате. Менеджер перестал тратить часы на обзвон подрядчиков, отправку сведений и сбор предложений вручную

• Подготовка и размещение тендера занимает теперь один день. Больше не нужно составлять технические задания с нуля, прописывать условия и загружать стандартную документацию — достаточно просто клонировать предыдущую процедуру или создать шаблон

• Все предложения автоматически собираются в удобную сравнительную таблицу, где подсвечиваются лучшие условия. Обрабатывать заявки и сводить вручную Excel-таблицы не нужно

Любую закупку легко начать за пару кликов

 Единый чат: отвечать поставщикам стало возможно в течение пары часов

Один из ключевых плюсов Bidzaar — встроенный чат между заказчиком и поставщиком. Обсудить технические вопросы и уточнить детали теперь можно внутри закупочных процедур. Это удобнее и быстрее, чем ждать ответ на электронное письмо или обзванивать контрагентов.

Благодаря единому интерфейсу и системе уведомлений менеджеры сразу видят, когда пришёл вопрос от поставщика, — и реагируют быстрее. Команда «Дымова» отмечает, что раньше один вопрос мог обрабатываться несколько дней, а сейчас на это уходит не больше пары часов. 

Удобный чат спасает и от неверных расчётов. Например, недавно поставщик в категории холодильного оборудования не был уверен в деталях спецификации. Через чат удалось быстро скорректировать ТЗ закупки — и команда заказчика получила сразу корректный оффер, без ошибок и необходимости ожидать пересчёта.

Удобный встроенный веб-чат ускоряет коммуникацию: вся информация по тендеру и договорённости с поставщиками хранятся в одном окне, а не разбросаны по почте

Компания получила измеримый эффект по ключевым метрикам

«С каждой успешной процедурой, с каждой сэкономленной суммой мы видели реальные результаты. Постепенно все коллеги стали вовлекаться, и сейчас почти 100% закупок мы ведём через Bidzaar»

Мария Кумандина, руководитель тендерного отдела в «Дымове»

Конкуренция выросла почти в 3 раза

Более 75% тендеров собирают от трёх и более участников. Это дало компании возможность выбирать из большего числа предложений и добиваться лучших условий.

---

Подготовка тендера занимает всего 1 день

Раньше на оформление закупки уходило в два-три раза больше времени. Снизить сроки удалось благодаря автоматизированным формам и встроенным шаблонам. Теперь менеджеры тратят время не на рутину, а на стратегические задачи.

---

10% поставщиков нашли на платформе

Переход прошёл гладко и без потерь, а пул партнёров только расширился. Всё потому, что на площадке уже зарегистрировано более 170 000 поставщиков. В итоге было легко перевести и существующую базу подрядчиков: это бесплатно для контрагентов, а команда Bidzaar помогала с регистрацией.

---

Появилась возможность подключать к торгам коллег из филиалов

Изначально работой с ЭТП занимался один специалист. Сейчас внутренние заказчики активно участвуют в тендерах, отвечают на технические вопросы и контролируют сроки. К работе подключаются закупщики из филиалов компании из Владимирской области и Торбаева. Такая модель позволила вовлечь заказчиков в процесс торгов и повысить качество технической экспертизы.

Для «Дымова» переход на Bidzaar стал важным шагом в развитии закупочной системы. Компания добилась ощутимой экономии, повысила конкуренцию, нашла новых подрядчиков и сократила время на рутину. При этом закупки в стратегических категориях стали более прозрачными и управляемыми. В ближайших планах — перевести на Bidzaar все категории закупок, включая крупные строительные тендеры.