Как Gloria Jeans сделала закупки прозрачными и снизила расходы на 25% благодаря переходу на Bidzaar

Партнер

Gloria Jeans, один из крупнейших fashion-ритейлеров в России


  • Сделать закупки прозрачными перед IPO
  • Убедиться, что закупки идут по рыночным ценам
  • Увеличить количество подаваемых предложений на тендер
  • Перевести торги на электронную торговую площадку

Данные спустя год работы с Bidzaar:

  • 188 тендеров проведено
  • 24,9% – средняя экономия на закупках
  • 14 участников в среднем приходят на один тендер
  • До 60% победителей – новые поставщики

В этом кейсе мы расскажем, как с помощью Bidzaar ритейлеру удалось сэкономить на закупках до 24,9%, упростить работу с тендерами и сделать ее максимально прозрачной


До Bidzaar: переписка по e-mail и никакой переторжки

До 2020 года непрямые закупки в Gloria Jeans совершались по старинке: через почту и Excel. Типичная закупочная процедура выглядела так:

  • Отделу N нужен определенный товар или услуга.
  • Отдел N обращается с этим в отдел закупок.
  • Отдел закупок формирует ТЗ.
  • …И отправляет его уже известным поставщикам.
  • Поставщики скидывают коммерческое предложение на e-mail.
  • В отделе закупок сравнивают полученные КП и выбирают самое выгодное.

Такой процесс занимал время, сулил коррупционные и другие риски. Также не хватало прозрачности. Поставщик не знал, насколько его условия вписываются в бюджет, и понятия не имел, что предложили конкуренты. Реального конкурса попросту не было.

На практике почти всегда выбиралась начальная цена, если она соответствовала бюджету. Переторжка делалась только в той ситуации, когда самое выгодное предложение было выше бюджета: «Вот у вас тут 33 миллиона, а у нас бюджет 30, можете подвинуться?»

Григорий Куров, руководитель отдела управления закупками Gloria Jeans

Маячащий IPO вынудил изменить подход к закупкам

В 2020 году в Gloria Jeans начали готовиться к IPO. Для отдела закупок ключевым приоритетом стала прозрачность: если раньше тендеры были в основном закрытыми, то теперь должны быть публичными. Во всяком случае, большинство.

Понятно, что с такими критериями архаичные методы вроде почтовой переписки отпадают. Отсюда – логичное решение: перевести тендеры от 300 000 руб. на электронные торговые площадки (ЭТП).

Казалось, что вот теперь закупки наконец-то станут более системными. Но если бы все было так просто!

До Bidzaar пробовали разные площадки – впечатления неоднозначны

Для теста в Gloria Jeans отобрали несколько торговых площадок – в основном тех, где кроме коммерческих закупок проводятся и торги по 223-ФЗ. Но результаты разочаровали. Очень быстро всплыли следующие проблемы:

Излишняя бюрократия

В бизнесе закупки должны проходить быстро и без волокиты. Но многие ЭТП изначально нацелены на работу с госсектором. Для них важнее вписаться в рамки 44-ФЗ и 223-ФЗ и соблюсти строгий регламент: здесь запросить ЭЦП, тут затребовать аккредитацию и т. д. В итоге действующие поставщики оказывались не в силах побороть эти бюрократические лабиринты и просто не доходили до торгов.

Слишком мало участников торгов

Ожидали хотя бы 5-7 поставщиков на тендер, а в реальности порой набиралось всего двое. Нередко попадались фирмы-однодневки и сомнительные поставщики. Так, на одном из тендеров были отсеяны 10 из 18 поставщиков. Не прошли контроль безопасности.

Площадка с госторгамиbidzaar
Участников2530
Не прошли проверку74
Допущены к торгам1826

Ситуация не единичная: мы слышали и от коллег, что на площадках для торгов по 44-ФЗ и 223-ФЗ контингент встречается, скажем так, специфический

Григорий Куров, руководитель отдела управления закупками Gloria Jeans

Проблемы возникали там, где их не ждешь

Случалось, что на тендер попросту никто не приходил. Или торги вовсе отменялись по какой-то неведомой причине. В итоге закупку приходилось откладывать на следующий отчетный период. И хорошо, если это месяц, а не квартал и тем более год. Для бизнеса, у которого главный приоритет – выручка, такое непозволительно.

Мы поняли, что нам нужно решить проблему достаточного количества участников и по ходу улучшить процессы закупок.

Григорий Куров, руководитель отдела управления закупками Gloria Jeans

Почему в Gloria Jeans выбрали Bidzaar

С июля 2020 года в Gloria Jeans начали переводить своих поставщиков на Bidzaar и вести непрямые закупки уже там.

Главный аргумент: на Bidzaar нет входного платежа

Ни за регистрацию, ни за подачу заявок. На других ЭТП такой платеж был. Это вызывало у поставщиков недоумение: с чего это мы должны платить, если нет никакой гарантии, что мы выиграем тендер? На Bidzaar все иначе. Здесь платит только победитель тендера – с него взимается небольшая комиссия. Для остальных же участие абсолютно бесплатно

Удобство для поставщиков – еще один козырь Bidzaar

На обычных ЭТП все жестко формализовано – не все партнеры пройдут через горнило бюрократических порядков и многоступенчатой регистрации. Тем более те, кто привык торговать по почте.

Bidzaar оказался отличным решением, поскольку было достаточно скинуть ссылку на площадку – и поставщик мог принять участие в закупке быстро и просто. То есть площадка сделала большую работу по отсеиванию формальностей.

Григорий Куров, руководитель отдела управления закупками Gloria Jeans

Bidzaar экономит время

У Gloria Jeans торги могут идти по 10-15 дней. Сама компания крайне щепетильно относится к процедурам: имеет свои регламенты, просит контрагентов подписать NDA и соглашение противодействии коррупции. На подготовку ТЗ также уходит время. Было бы совсем некстати затягивать сроки только из-за того, что у поставщика нет ЭЦП или специальной аккредитации.

Площадка для госзакупокBidzaar
Стоимость регистрации для поставщикаот 145 000 в годбесплатно
Регистрация без ЭЦП+
Возможность отправлять сообщения внутри ЭТП+
Профиль поставщика (общая информация, профиль партнера, активность на площадке)+
Отчетность++

Как прошел перевод закупок на Bidzaar? Гладко и без эксцессов

С действующими поставщиками все оказалось проще некуда. Перевод занял буквально несколько дней.

Мы просто создавали процедуру и присылали на нее ссылку тем, кто раньше торговал по почте, и говорили, что у нас новый порядок и заявку надо подавать вот сюда. Единичные поставщики уперлись и сказали, что в такие игры не играют. Остальные начали участвовать в конкурсах, причем вопросов по регистрации или подаче заявки к нам не было вообще никаких.

Григорий Куров, руководитель отдела управления закупками Gloria Jeans

Регламенты ведения закупок в Gloria Jeans ожидаемо изменились. Появился тендерный комитет – ему вверили вести торги, следить за корректностью процедур и оценивать привлекательность заявок по скоринговой системе. ТЗ стали подробнее: фиксировались все нюансы – от сроков поставок до максимальных габаритов товара. Это позволило избежать недопонимания с поставщиками, а также быстрее и с первого раза закупать нужный товар в необходимом количестве.

Средняя экономия на закупках

Прозрачная конкурсная система мотивирует поставщиков улучшать предложение. Стало проще «прожимать» их и получать реально выгодные цены.

В среднем приходят на один тендер

Во многом благодаря простой регистрации, понятному интерфейсу и бесплатному участию для поставщиков


Это новые поставщики

Изначально в Gloria Jeans думали, что привлекать участников придется самим. Но оказалось, что на площадке обширный выбор поставщиков. Достаточно объявить открытый тендер – и компании откликнутся сами

Ненадежных поставщиков

В сравнении с площадками, где проводятся госторги


«К июлю 2021 года мы провели 188 конкурсных процедур с бюджетом 1,6 млрд. руб.»


Мы смогли оздоровить процессы, добились полной прозрачности закупок, получили экономию около 24,9% и уверенность, что закупки идут по рыночным ценам.

Григорий Куров, руководитель отдела управления закупками Gloria Jeans