Как компания «Ви Фрай» экономит до 40% на закупках на Bidzaar

---

Такие масштабы требуют крупных регулярных закупок – от упаковки и оборудования до заказа строительно-монтажных работ. Но долгое время закупочные процессы в «Ви Фрай» были ручными, а сами торги – неконкурентными. Первое съедало рабочие часы сотрудников, второе – приводило к переплатам.

Переломным моментом стал переход на электронную торговую площадку Bidzaar. После автоматизации закупок «Ви Фрай» расширил пул поставщиков почти в 1,5 раза и стал экономить до 40%. Подробности – в кейсе.

---

🔙

Почта, Excel и другая ЭТП: как раньше проходили закупки в «Ви Фрай»

До 2019 года закупки в «Ви Фрай» велись по классической схеме: переписка по почте, таблицы в Excel и ручной сбор коммерческих предложений.

---

Казалось бы, привычный подход. Но на деле он только тормозил работу и создавал массу проблем.

---

❌ Потеря времени на рутину

Запросы, сверка цен, сравнение предложений – все это делалось вручную. На то, что могло занимать минуты, уходили часы.

❌ Слишком много кликов

Закупщик тратил время даже на, казалось бы, совсем базовые действия.

❌ Без конкурсов и без экономии

Проводить реальные конкурсы при текущих методах было накладно, да и контроль цен в компании тогда еще не ввели. Поэтому, если предложение вписывалось в бюджет – на него, как правило, сразу и соглашались

❌ Данных – море, но порядка нет

Документы, письма, спецификации терялись в почте и на личных дисках сотрудников.

В «Ви Фрай» понимали: с этим надо что-то делать. В 2019 году с инициативы финансового директора в компании был введен отдел казначейства.

---

Приоритетной задачей казначейства стал перевод закупок на тендерную площадку. В этом видели возможность разом закрыть все вышеназванные проблемы.

---

Сперва выбор пал на другую площадку. Результаты были, но хотелось большего:

❌ На площадке были ограничения по времени, отведенному на каждую закупку.

❌ В запросе нельзя было выставить неценовые критерии оценки предложений: что участник в случае победы на торгах согласен с A, обязуется предоставить B, выполнить C, и т. д.

❌ С поставщиков взималась плата просто за участие в конкурсе. При этом победа далеко не гарантирована.

Не могу назвать ту площадку плохой. Но в 2020 году мой куратор с нее перешел в Bidzaar и позвал меня на их ЭТП. Сказал: ты попробуй – а там решишь. Я попробовала и поняла: Bidzaar – это как раз то, что нужно!

Марина Белоусова, руководитель отдела казначейства «Ви Фрай»

💡

Решения Bidzaar для задач «Ви Фрай»

Переходя с предыдущей ЭТП на Bidzaar, «Ви Фрай» преследовал несколько ключевых задач:

⚙️ Проводить закупки по своим правилам

На Bidzaar, в отличие от других ЭТП, нет жестких регламентов. Закупщик волен устанавливать свои порядки – организовывать сколько угодно этапов тендера и гибко настраивать спецификацию. Можно даже вносить изменения в уже действующую закупку.

---

В «Ви Фрай» особенно оценили возможность анкетирования участников и настройки неценовых критериев для выбора победителя.

---

Таковыми могут быть, например, согласие на постоплату и доставку за свой счет. А еще любые уточняющие вопросы – от примеров выполненных работ до наличия сертификатов соответствия.

На Bidzaar анкеты с неценовыми критериями настраиваются тремя способами: 1) из интерфейса при размещении закупки; 2) из Excel-файла; 3) в формате JSON

⚔️ Расширить пул поставщиков и обеспечить конкурентные торги

Здесь возможности Bidzaar стали для «Ви Фрай» настоящим подспорьем.

---

На май 2025 года на площадке зарегистрировано более 142 000 поставщиков. А за счет интеграции с 29 тендерными агрегаторами размещенный запрос увидят еще до 5,3 млн. компаний.

---

Свести мосты между закупщиком и поставщиками помогает и интегрированный в Bidzaar ИИ-алгоритм. Он сам находит и уведомляет релевантные компании о новом тендере по их категории.

Само собой, можно приглашать участников вручную – через встроенный поиск (в том числе по тегам) или просто отправляя ссылку на закупку.

Поиск по тегам. Совсем как в социальных сетях!

📚 Вести и каталогизировать базу поставщиков

В «Ви Фрай» видят большой потенциал использования реестров (VMS) – инструмента Bidzaar для создания и управления базой поставщиков по категориям.

---

Типичная проблема: из компании уходит закупщик, а с ним – и собранная им база контактов. С реестрами такое исключено. Весь список проверенных контрагентов теперь централизованно хранится в едином месте.

---

Открытые реестры компаний на Bidzaar

Рада, что вы запустили реестры. Очень помогает, когда потребность вырисовывается, но четкого ТЗ, что и как, пока еще нет. Благодаря реестрам мы нашли очень хороших проектировщиков, о которых до этого не знали. Будем сотрудничать с ними в одном из дальнейших проектов.

Марина Белоусова, руководитель отдела казначейства «Ви Фрай»

📊 Иметь доступ к детальной статистике и аналитике

На Bidzaar доступно множество отчетов, включая сводные данные по закупкам и конкурентный лист для сравнения поступивших предложений.

На Bidzaar работа с конкурентным листом практически полностью автоматизирована

Еще мне нравится, что есть ранжирование по цене. Сейчас у нас много закупок на импортные запчасти. Там бывает до 35 предложений в тендере, и разбирать каждый – трудоемко. А тут отсортировал по цене – и сразу появляется некая лесенка, по которой идти.

Марина Белоусова, руководитель отдела казначейства «Ви Фрай»

Руководителю отдела закупок: на площадке есть дашборд, где отображены все важные показатели. Причем как общекомандные, так и по каждому сотруднику.

Отчет для руководителя об эффективности работы сотрудников

Руководитель может выгружать статистику по своим сотрудникам и отслеживать, как выполняются KPI

🗨️ Улучшить коммуникацию с поставщиками и между сотрудниками

Для этого на платформе есть чаты – отдельно для общения поставщиками, отдельно для командной работы.

---

Система чатов на Bidzaar помогает быстрее решать вопросы и держать всю переписку в одном интерфейсе

---

Все чаты протоколируются и хранятся 3 года – это помогает подтвердить договоренности и избежать спорных ситуаций.

Интерфейс чатов понятен каждому, кто пользуется мессенджерами

Чаты – это прекрасно. Раньше мы обсуждали рабочие вопросы, где придется: в WhatsApp, по почте, в Telegram. А теперь открываем закупку, читаем чат команды – и все у нас перед глазами.

Еще бывает, что бизнес-заказчику нужно внести изменения в проект закупки. Оповестить об этом каждого подрядчика – та еще морока. Теперь же гораздо проще: просто написал в чат участников, что добавился лист проекта, надо просчитать, – и готово

Марина Белоусова, руководитель отдела казначейства «Ви Фрай»

🙌

При переходе были опасения. Но они быстро развеялись

❓ Опасение 1: «Как отреагируют поставщики?»

1️⃣ Регистрация на площадке бесплатная и занимает 3 минуты.

2️⃣ Здесь не требуют ЭЦП и аккредитации. Ни в ЕИС, ни где-либо еще.

3️⃣ Участие в тендерах бесплатно. Небольшая комиссия взимается только с победителя.

---

В отличие от других ЭТП, на Bidzaar созданы комфортные условия для поставщиков

---

На предыдущей тендерной платформе наших поставщиков не устраивала заморозка средств. Когда мы им сказали, что на Bidzaar такого нет и участие в аукционах бесплатно, то потихонечку все сюда пошли

Марина Белоусова, руководитель отдела казначейства «Ви Фрай»

❓Опасение 2: «Не окажется ли площадка слишком трудной в освоении?»

Все прошло без сложностей. На Bidzaar дружелюбный и понятный интерфейс. Основной функционал можно освоить за час, а создать процедуру не сложнее, чем заказать обед в сервисе доставки еды. Все базовые действия происходят в 1-2 клика.

Интерфейс яркий и напоминает социальную сеть или маркетплейс. Коллеги иногда даже подтрунивают: «Марина, ты опять на WB сидишь?»

Марина Белоусова, руководитель отдела казначейства «Ви Фрай»

Интерфейс Bidzaar напоминает интерфейс социальной сети

Также в распоряжении пользователей отзывчивая служба поддержки и обучающие материалы. Несколько раз в месяц проводятся бесплатные вебинары – как по работе на площадке, так и по коммерческим закупкам в целом.

С удовольствием смотрю ваши вебинары, кое-что подмечаю и беру на вооружение. Каким бы огромным ни был опыт, всегда узнаешь что-то новое и начинаешь применять в своей области.

Марина Белоусова, руководитель отдела казначейства «Ви Фрай»

📦

«Ви Фрай» также продает на Bidzaar НВИ

НВИ – это невостребованное имущество. Оно не используется, но числится на балансе компании и занимает место на складе. Бракованный товар, ненужное оборудование, оставшиеся после работ отделочные материалы – типичные примеры НВИ.

---

Кажется, что НВИ это балласт. Но на деле – это скрытый источник доходов.

---

Подключив модуль НВИ, заказчики на Bidzaar могут выгодно продать невостребованное имущество тем, кому оно действительно пригодится.

Открытые лоты на продажу невостребованного имущества

«Ви Фрай» только начинает активно работать с НВИ, но первые плоды уже есть. В частности, хорошо продаются поддоны.

Если раньше мы по сарафанному радио узнавали, кому нужны поддоны, то теперь просто размещаем предложение на Bidzaar – и у нас их покупают.

Марина Белоусова, руководитель отдела казначейства «Ви Фрай»

---

Факт: раньше «Ви Фрай» приходилось самой платить за вывоз поддонов. А теперь компания их просто продает. Двойная выгода!

---

✅ Средняя экономия: от 10% до 40%

В зависимости от категории. Больше всего удается экономить в следующих категориях закупок:

• Запчасти для оборудования.
• Строительно-монтажные работы.
• Монтаж оборудования.

Экономия очень хорошая. По одной позиции удалось найти поставщика с ценами в 2 раза ниже. Товар тот же, что и у предыдущего партнера, – импортные запчасти. А вот круг логистики выстроен иначе. Отсюда и экономия

Марина Белоусова, руководитель отдела казначейства «Ви Фрай»

---

✅ Каждый 3-й из текущих поставщиков «Ви Фрай» найден на Bidzaar

Самые заметные изменения – в поставке запчастей. Более 40% поставщиков по этой категории вышли на «Ви Фрай» через Bidzaar

---

✅ 63% тендеров прошли с участием 4 и более поставщиков

Благодаря комфортным условиям для поставщиков, а также большому количеству зарегистрированных контрагентов на самой площадке.

---

✅ «Ви Фрай» стал получать в 2,5 раза больше предложений

В среднем – не менее 5 на запрос, а по ряду категорий – не менее 12-ти. Это один из ключевых факторов ощутимой экономии после цифровизации закупок

---

✅ В каждом 5-м тендере – 10+ шагов снижения цены

Все благодаря возросшей конкуренции. Больше участников на торгах – выгоднее итоговая цена

📌

«Ви Фрай» на Bidzaar: планы на будущее

В 2025 году в отделе казначейства «Ви Фрай» появился специалист, который отвечает исключительно за работу с Bidzaar. Это помогло систематизировать процессы и ускорить размещение новых закупок. Сейчас в компании стремятся по максимуму переводить все запросы на площадку – от разовых закупок до крупных процедур.

В дальнейших планах агрофирмы:

1️⃣ Еще активнее работать с реестрами

Это поможет систематизировать и каталогизировать постоянно растущую базу поставщиков и сократить ручную работу при отборе – особенно в сложных закупках с высоким уровнем требований.

2️⃣ Продолжать продавать неликвидное имущество (НВИ)

Опыт с поддонами доказал: это действительно перспективное направление.

3️⃣ После обновления сайта: разместить виджет

Так поставщики увидят все открытые тендеры «Ви Фрай». В случае заинтересованности они смогут перейти на Bidzaar, чтобы подать заявку.

Очень комфортно работать на Bidzaar: все интуитивно понятно. Рада, что площадка приносит компании экономию. Здесь мы находим новых интересных поставщиков. Некоторые из них буквально соседи, а другие находятся далеко за пределами ЦФО – но обо всех них мы узнали через Bidzaar.

Спасибо за такую слаженную работу!

Марина Белоусова, руководитель отдела казначейства «Ви Фрай»