Как агрохолдинг автоматизировал закупки и удешевил их на 20%. Вдохновляющий кейс ГК «Рост»

В этом кейсе рассказываем, как Bidzaar помог агрохолдингу оздоровить закупки: убрать хаос, сделать процесс прозрачным и экономить 20% бюджета.

---

Как раньше велись закупки в ГК «Рост» — и почему это не работало

До 2022 года непрямые закупки в ГК «Рост» были децентрализованы. В каждом комбинате имелся собственный отдел закупок, а у него – свои поставщики. У такого подхода были и плюсы, но минусы явно перевешивали:

❌ Не было единой стратегии

Каждый комбинат действовал по своему усмотрению. Это не давало централизованно управлять ассортиментом и условиями контрактов.

❌ Цены разнились от региона к региону

Это усложняло прогнозирование и размывало реальную картину актуальных рыночных цен.

❌ Не хватало прозрачности

Было трудно мониторить сделки, что создавало риски завышения цен и откатов.

❌ Многое можно было автоматизировать

E-mail, звонки, таблицы в Excel – вся работа велась по старинке и вручную. Это съедало много времени и повышало вероятность ошибок.

В итоге бюджет использовался неэффективно, а управлять закупками становилось все сложнее. В компании, которая на тот момент активно росла, понимали: так дальше нельзя.

На пути к централизации

Когда отдел закупок в ГК «Рост» возглавила Екатерина Никитина, руководство поручило ей наладить централизованную систему закупок. Это позволило бы контролировать качество товара независимо от региона производства.

Допустим, есть томаты «Фламенко», которые производятся в Луховицах, а есть те, которые выращиваются в Тюмени. Предприятия разные, продукт один. При этом покупатель должен купить что в Луховицах, что в Тюмени томаты одинакового размера, вкуса, цвета и качества. Соответственно нужно, чтобы оба предприятия закупали одни и те же семена, субстрат (грунт), удобрения, средства защиты растений.

Екатерина Никитина, директор по закупкам ГК «Рост»

Справедливости ради, часть закупок в «Росте» уже велась централизованно. Но то были прямые закупки. Все непрямые, от заказа канцтоваров до покупки IT-оборудования, по-прежнему происходили разрозненно.

Но даже в централизованных закупках было что улучшить. Обычно все выглядело так:

Категорийный менеджер собирал заявки со всех комбинатов → По e-mail запрашивал цены у известных ему поставщиков → Получал ответы и решал, с кем сотрудничать

Система работала, но была чересчур медленной и во многом зависела от личных решений. Нужно было каким-то образом автоматизировать процесс, сделать его прозрачным и понятным. А если удастся еще и сэкономить — то вообще идеально

Поэтому я первым делом начала искать электронную торговую площадку, где можно размещать тендеры на закупки.

Екатерина Никитина, директор по закупкам ГК «Рост»

Почему электронные торговые площадки (ЭТП)?

Все просто. Такие сервисы по умолчанию обеспечивают прозрачность. Вся информация о тендерах, заявках и итогах хранится в системе, где ее нельзя скрыть или изменить. А главное – она понятна и объективна для обеих сторон:

• Заказчики в выигрыше, потому что получают реально выгодные цены.
• Поставщики замотивированы, так как: а) вовлечены в открытую конкуренцию друг с другом; б) видят, что решения принимаются объективно.

Когда мы размещали один из первых тендеров, то сначала собрали все предложения, а потом открыли нижнюю цену. Начался открытый редукцион (снижение цены), который несколько затянулся. Потом один из проигравших участников тендера позвонил ответственному менеджеру и поблагодарил за то, что понял, почему он проиграл и над чем ему нужно работать. Потому что до этого, проигрывая в тендерах, он всегда думал, что заказчики что-то подтасовывают.

Екатерина Никитина, директор по закупкам ГК «Рост»

Сомнения перед переходом: не все площадки одинаково удобны

Три основные проблемы, с которыми столкнулись в ГК «Рост» при выборе тендерной площадки:

5 причин, почему в ГК «Рост» выбрали Bidzaar

О Bidzaar в ГК «Рост» узнали случайно – наткнулись на хвалебные отзывы в сообществе закупщиков. Дальше сама Елена зашла на bidzaar.com, почитала о возможностях платформы и быстро поняла: это то, что нужно.

Что привлекло директора по закупкам ГК «Рост» в Bidzaar?

1. Легкий вход и бесплатное участие для поставщиков

Небольшая комиссия взимается только с победителя тендера, остальные не платят ни копейки. Такой подход: а) в корне меняет отношение поставщиков к ЭТП; б) крайне выгоден для малого бизнеса.

2. 100% прозрачность и никакой бюрократии

Раньше перед каждым конкурсом закупщики запрашивали у поставщиков коммерческие предложения с подписью и печатью. Делали они это через электронную почту, что долго и неудобно. Было удачей найти хотя бы трех поставщиков, готовых прислать все документы.

На Bidzaar мы смогли от этого уйти благодаря максимальной прозрачности процесса. Коммерческое предложение с печатью мы требуем теперь только от победителя конкурса просто для того, чтобы на его основании уже подготовить договор.

Екатерина Никитина, директор по закупкам ГК «Рост»

3. Простой и понятный интерфейс

Bidzaar настолько удобен и нативен, что закупки можно поручить бизнес-заказчикам из других отделов. Причем долго обучать сотрудников не придется — хватит простого вводного инструктажа.

Достаточно один раз создать шаблон закупки – дальше бизнес-заказчик просто клонирует его и подставляет нужные данные

4. Можно организовывать реестры поставщиков

На Bidzaar можно приглашать к участию не всех подряд, а только проверенных поставщиков. Например, для некоторых категорий компания создала реестры участников, прошедших проверку службы безопасности. Только после аккредитации в реестре они получают доступ к закрытым конкурсам.

5. Есть интеграция с тендерными агрегаторами

Это помогает привлечь больше поставщиков и усилить конкуренцию.

Лидером по количеству кандидатов у нас был транспортный тендер на всю Россию, в нём участвовало более 70 компаний. Другая регулярная закупка касается деревянных поддонов — там тоже количество участников часто переваливает за 60.

Екатерина Никитина, директор по закупкам ГК «Рост»

Перевели действующих поставщиков и нашли новых

Одной из задач для ГК «Рост» был перевод на Bidzaar поставщиков. Компания никому не навязывала новые порядки – все проходило добровольно.

1️⃣ В ГК «Рост» запустили email-рассылку по общей базе поставщиков: своей + купленных комбинатов.

2️⃣ В письме сообщили, что закупки теперь проводятся на электронной платформе.

3️⃣ При открытии тендера рассылали email-уведомления поставщикам, которым эти торги могли быть интересны.

Переход прошел без накладок – многие сходу начали работать на новой платформе. Что важно: остались все ключевые партнеры. По ряду категорий даже наблюдался прирост поставщиков (за счет большого количества компаний, зарегистрированных на Bidzaar)

---

Примечательно, что многие старые партнеры, видя конкуренцию, были вынуждены снизить цены.

---

Мы не даём нашим старым поставщикам каких-то привилегий в закупках перед новыми, которые успешно прошли тестирование.

Екатерина Никитина, директор по закупкам ГК «Рост»

Как теперь в ГК «Рост» проходят закупки по тендерам

С переходом на Bidzaar непрямые закупки проводятся по четкому алгоритму.

1. Формирование ТЗ

Сначала менеджер прикидывает объем закупки. Для этого он собирает закупочные планы по типовым централизованным категориям. Также изучает заявки от отдельных комбинатов и смотрит, можно ли их скомпилировать в единый рамочный запрос.

На этом же этапе определяются критерии выбора. Это не всегда только цена. К примеру, в каких-то случаях важно наличие своего грузового автомобиля.

Все критерии, необходимые для оценки конкретного тендера, мы открыто выкладываем на платформу. Поставщики заполняют их по пунктам. Потом мы с помощью площадки создаем сводную таблицу всех ценовых и неценовых критериев, выгружаем ее в Excel и уже там делаем финальный расчет.

Екатерина Никитина, директор по закупкам ГК «Рост»

У прозрачности торгов есть и обратная сторона. Сообразив, что его предложение отвечает главным критериям, поставщик может попытаться завысить цены на 30-50%

2. Размещение заявки

Проще всего, если заявки созданы на основе ранее размещенных. Тогда все делается за 3 минуты, а то и быстрее.

Если речь идет о каких-то новых тендерах, которых мы еще не делали, то процесс формирования новых неценовых критериев достаточно длительный. В Bidzaar приходится все новые неценовые критерии вводить вручную. Это не очень удобно. Лично я с нетерпением жду, когда площадка добавит функцию подгрузки таких дополнительных вопросов, например, из Exсel-таблицы.

Екатерина Никитина, директор по закупкам ГК «Рост»

Так выглядит страница с размещенными заявками

3. Проведение тендера

Если это тендер на товар, который давно не закупали, то заявку размещают на неделю, а участников приглашают по тегам. На повторные закупки в ГК «Рост» также зовут и предыдущих конкурсантов.

Изредка бывает, что на тендер вообще никто не приходит. В таких случаях можно написать консультантам Bidzaar – они проанализируют, чем это вызвано. Обычно дело в слишком сжатых сроках конкурса или некорректно составленном ТЗ.

Бывает так, что уже в процессе конкурса мы понимаем, что с нашей заявкой, шаблоном договора что-то не так. В этом случае в рамках того же тура меняем ТЗ, уведомляя при этом участников, и продолжаем тендер. Если нужно — увеличиваем его срок, чтобы конкурсанты смогли сориентироваться в новых требованиях.

Екатерина Никитина, директор по закупкам ГК «Рост»

Впрочем, порой на проблемы с ТЗ указывают сами участники. Удобно, что на Bidzar есть система чатов, где закупщик сразу может ответить на все вопросы.

4. Стратегия поддержания конкуренции

Для укрепления духа соперничества между участниками и завершения торгов за первый же этап в ГК «Рост» используют следующие рычаги:

• Устанавливают нижний ценовой порог.
• Делают видимой текущую расстановку мест в конкурсе.

Оба метода хороши, если участников достаточно, цены схожи, а запрашиваемый товар относительно простой.

Несколько иначе с тендерами по технически сложным товарам. Они происходят в два этапа:

---

Функционал Bidzaar позволяет закупщику подстегивать дух соперничества, чтобы сбить цены и получить действительно выгодные условия.

---

Иногда мы за этими битвами между поставщиками наблюдаем с попкорном. Накал страстей порой — как на футболе. А закупщики в такие моменты радуются, как дети, когда получают максимально выгодные цены.

Екатерина Никитина, директор по закупкам ГК «Рост»

4. Аналитика и подведение итогов по тендеру

В Bidzaar есть очень удобная функция: выгрузка сводной Excel-таблицы с ценовыми и неценовыми характеристиками по каждому предложению.

Например, мы делаем конкурс по транспортным услугам, и в сводке, помимо стоимости доставки из точки А в точку Б, запрашиваем у поставщика расценки на час простоя, переукладку, дополнительную точку выгрузки и т. д. И в этой же таблице можем получить подробные контактные данные каждого участника, документы, какие-то референсы по прошлым похожим заявкам и т. д.

Екатерина Никитина, директор по закупкам ГК «Рост»

Само собой, все эти сведения пригодятся для анализа, выбора и дальнейшего планирования.

В ГК «Рост» оценили удобство реестра поставщиков (VMS)

Этот инструмент Bidzaar позволяет набирать и вести отдельные реестры поставщиков. В ГК «Рост» VMS используют для двух целей:

• Набрать пул контрагентов по нужным критериям. Например, по закупочным категориям: отдельно – поставщики упаковки, отдельно – транспортные компании и т. д.
• Проводить своего рода аккредитацию: формировать реестр из тех, кто прошел проверку службой безопасности. В дальнейшим таких поставщиков можно привлекать к закрытым тендерам.

В ГК «Рост» ведут реестры поставщиков по различным закупочным категориям

Какие выгоды извлек ГК «Рост» из работы на Bidzaar

Первые тендеры на Bidzaar агрохолдинг провел в июне 2022 года. Начали с второстепенных категорий, но в дальнейшем перевели на площадку все непрямые закупки. Ниже – то, чего компании удалось достигнуть за первые 6 месяцев работы на Bidzaar:

✅ 20% экономии на разовых закупках

Электронный редукцион оказался в разы эффективнее, чем торги по email, где сбить цены практически нереально.

✅ Справедливые цены по долгосрочным контрактам

Здесь экономия поменьше, но тоже есть. Особенно вначале: закупщики пробуют площадку, ее функционал и соглашаются на участие в аукционе. Со временем цены могут вырасти, но обычно это продиктовано удорожанием сырья.

Например, когда расценки на макулатуру увеличились на 40 %, у наших поставщиков выросла цена на гофротару.

То есть мы понимаем, что цены выросли по некоторым позициям не из-за сговора поставщиков. Потому что поверить в сговор можно, когда в конкурсе — два-три участника, но если их 12 — такой вариант маловероятен.

Екатерина Никитина, директор по закупкам ГК «Рост»

✅ Больше поставщиков в торгах

До цифровизации торгов в ГК «Рост» обычно получали 3 предложения по закупке. С переходом на открытые тендеры, где могут принять участие все желающие, количество участников кратно возросло. А рост конкуренции – это прямой путь к снижению итоговых цен.

✅ Новые идеи от поставщиков

Один из неожиданных сюрпризов автоматизации закупок.

Проиллюстрирую это примером. Мы создали тендер на разметку нашего крупного распределительного центра, и несколько участников спросили, могут ли они нам предложить альтернативу. Мы согласились: мы почти всегда оставляем открытой опцию подачи альтернативных предложений. Один нам показал свой вариант, второй — другой, более дешевый, и т. д. В итоге мы посмотрели: «А что, так можно было?» — ну и попробовали.

Екатерина Никитина, директор по закупкам ГК «Рост»

Другая история: однажды в агрохолдинге выставили тендер на оригинальную деталь для техники. Оказалось, что среди поставщиков был и производитель токарных изделий. Он предложил 100% аналог требуемой детали, причем за сущие копейки.

---