«Разгрузили менеджеров, экономим 14%». Как переход на Bidzaar облегчил работу отдела закупок в «Петровакс»
Партнер
«Петровакс», российская биотехнологическая фармкомпания полного цикла.
Задача
Автоматизировать непрямые закупки
Сделать их прозрачными
Снизить расходы
Сократить сроки поставок
Передать тейловые закупки бизнес-заказчикам, чтобы разгрузить закупщиков и дать им развиваться как категорийным менеджерам
Решение
Перевести торги на электронную торговую площадку Bidzaar
Результаты
Данные спустя год работы с Bidzaar:
602 тендера проведено
13,9% – средняя экономия на закупках
91% тендеров проходят с участием более трех поставщиков
3 дня в среднем занимают торги по тендеру
Время подготовки к тендеру сокращено до 1 дня
«Петровакс» – биофармацевтическая компания с почти 30-летней историей
Предприятие входит в топ-5 иммунобиологических производителей России и считается одним из первопроходцев в разработке российских адъювантных вакцин против гриппа
В кейсе рассказываем, как Bidzaar помог «Петровакс» разгрузить менеджеров, найти новых поставщиков и добиться экономии в 13,9% на закупках
Как было раньше
До 2020 года в «Петровакс» все непрямые закупки велись по стандартной схеме:
Менеджер запрашивает у поставщиков коммерческое предложение → Те скидывают КП на e-mail → Менеджер просматривает полученные КП → Заключает договор с поставщиком, чье предложение показалось самым выгодным
Основная проблема: даже на мелкие закупки уходило слишком много времени
Многоэтажная переписка, сравнение предложений, группировка товаров – все это съедало рабочие часы менеджера.
Понятно, что для крупного предприятия такой подход неприемлем. Изменения напрашивались.
Как появилась идея проводить тендеры на ЭТП
В отделе закупок «Петровакс» осознавали имеющиеся проблемы и искали пути решения. Были выделены три цели:
Навести порядок в непрямых закупках: сделать их четкими и прозрачными на всех этапах.
Разгрузить менеджеров.
Добиться большей экономии.
Логичной идеей стал перевод закупок на электронные торговые площадки (ЭТП). Это позволило бы автоматизировать процессы и держать поставщиков в узде: торги в форме открытого аукциона будут мотивировать их соперничать и снижать цены.
Поначалу казалось, что переход добавит головной боли
Раньше при телефонном режиме сбора информации даже по крупным закупкам мы не проводили больше двух-трех этапов торгов. Казалось, что переход на электронные аукционы будет мучительной процедурой.
Азимжон Азизов, и. о. руководителя отдела закупок «Петровакс»
Кроме этого, в компании видели еще три риска.
1. Бюрократические препоны
Многие площадки взимают плату за участие и работают в жестких рамках 223-ФЗ: с регистрацией поставщика по ЭЦП и долгим ожиданием аккредитации. Не все партнеры были готовы принять такие порядки
2. Поставщикам привычнее «по старинке»
Многие открыто заявляли, что им удобнее продолжать решать все вопросы по почте.
3. У «Петровакс» был негативный опыт с площадками
В компании считали, что фарма – консервативная отрасль, где с большой неохотой принимают любые нововведения.
Мой основной аргумент был в том, что стоит попробовать. Это не потребует больших усилий и инвестиций, а эффектом может стать оптимизация и ускорение всех процессов. Если не будет результата, вопрос закрываем. Мы попробовали, внедрили и сразу получили эффект.
Азимжон Азизов, и. о. руководителя отдела закупок «Петровакс»
Пробовали разные площадки. Выбрали Bidzaar
Почему именно Bidzaar?
Это очень простая и понятная платформа.
Легко создавать тендеры и собирать коммерческие предложения.
Здесь много проверенных поставщиков.
Можно добавить действующих партнеров – это бесплатно и займет всего пару минут.
Есть скоринг и автоматическая оценка предложений по анкетам.
Весомым преимуществом стала простота внедрения технологии. К тому же нам предоставили бесплатный доступ к площадке на два месяца, чтобы оценить эффективность с точки зрения экономии ресурсов.
Азимжон Азизов, и. о. руководителя отдела закупок «Петровакс»
Площадка для госзакупок
Bidzaar
Стоимость регистрации для поставщика
от 145 000 в год
бесплатно
Регистрация без ЭЦП
–
+
Возможность отправлять сообщения внутри ЭТП
–
+
Профиль поставщика (общая информация, профиль партнера, активность на площадке)
–
+
Отчетность
+
+
Сравнительный анализ площадок для госзакупок и Bidzaar
Первая закупка на Bidzaar: как это было
Одним из первых крупных тендеров на Bidzaar стала закупка ноутбуков.
Вечером мы разместили тендер, а уже утром получили 12 предложений
Результаты превзошли ожидания. Раньше на поиск поставщиков и сбор коммерческих предложений у «Петровакс» уходила где-то неделя. На Bidzaar же все предложения автоматом выгружались в формате Excel, избавляя менеджеров от рутины. Очень удобно.
Бесплатность для поставщиков, удобный функционал и обширная база контрагентов позволили «Петровакс» закрывать через Bidzaar все основные потребности по непрямым закупкам – от расходников и канцтоваров до IT-оборудования и типографских услуг.
Как проводятся тендеры на Bidzaar
Закупщик составляет ТЗ → Bidzaar автоматически находит подходящих поставщиков → Во время процедуры площадка следит за сроками и сама напоминает поставщикам, что сделать дальше
Таким образом, большинство действий на Bidzaar автоматизированы. Закупщику не придется отвлекаться на ненужные переговоры и ручной анализ всех предложений. Особенно если в ТЗ прописаны все нюансы: технические характеристики, сроки поставки, условия платежа и т. д. Получится подробный отчет, который можно сразу нести на согласование для выбора поставщика.
Раньше приходилось тратить немало времени на мелкие, нестратегические закупки. Благодаря Bidzaar это время освободилось, а закупщики могут теперь развиваться как категорийные менеджеры.
Азимжон Азизов, и. о. руководителя отдела закупок «Петровакс»
На Bidzaar можно составлять анкеты для поставщика и прикладывать файлы – например, референс-листы или презентации
Как Bidzaar повлиял на закупочные процессы в «Петровакс»
Первые непрямые закупки на Bidzaar проходили по вышеописанному сценарию. Но затем компания оптимизировала подход:
1. Разгрузили отдел закупок
Мелкие и разовые закупки для разных подразделений вверили отделу Support Office из двух человек. IT-отдел на правах регулярного внутреннего заказчика мог закупаться на Bidzaar самостоятельно.
2. Добавили на сайт виджет Bidzaar
Нынешние и будущие партнеры могли видеть, какие торги сейчас идут, и сразу перейти на Bidzaar.
Добавление виджета Bidzaar на сайт расширило воронку поставщиков
3. Внедрили сквозную аналитику
Все данные с торгов через Power BI подгружались в единый отчет.
Анализируем очень многое, но в итоге четко понимаем, кто и какие скидки предоставляет, сколько и на чем компания экономит. Эти отчеты в панели у стейкхолдеров появляются в реальном времени. Экономия по сравнению с предыдущими периодами получилась огромная — около 13% от актуальных цен без учета инфляции.
Азимжон Азизов, и. о. руководителя отдела закупок «Петровакс»
4. Ввели понятные критерии оценки
В закупках до 100 000 руб. отбирали среднее среди наиболее выгодных по цене предложений. В более дорогих процедурах исходили из принципа «чем дешевле, тем лучше».
5. Стали получать конкурентные цены
История партнерства больше не играла роли. Если понимали, что у поставщика цены выше рынка, то устраивали переоценку или закупались у кого-то еще.
Наши текущие поставщики перешли на электронную торговую площадку без особых сложностей. Но многие снизили стоимость своих товаров или за первые же конкурсы были замещены другими поставщиками с более выгодными условиями. Таким образом, благодаря площадке поставщики остаются в тонусе в условиях прозрачной конкуренции.
Азимжон Азизов, и. о. руководителя отдела закупок «Петровакс»
6. Иногда запрашивали образцы продукции
Аналогично и с услугами – например, просили бюро переводов перевести одну страницу текста. Тех, чья продукция устраивала, привлекали в следующий раунд торгов.
Цифры и факты
результаты «Петровакс» за год работы с Bidzaar
602 тендера
Проведено
Подписано 602 контракта общей суммой более полумиллиона рублей.
13,9%
Средняя экономия на закупках
В сравнении с предыдущими периодами
91% тендеров
Прошли с участием более 3 поставщиков
Это и действующие партнеры, и новые контрагенты, найденные на Bidzaar
4 дня
В среднем занимает тендер
Один день уходит на подготовку, три – на сами торги.
Запрос демо-показа
Интеграция с 1С | Запрос демо
Запрос демо-показа
Опции профессионального тарифа
Регистрация компании за 5 минут
Неограниченное количество пользователей со стороны компании
Удобный поиск запросов на Bidzaar
Подача предложений в неограниченное количество запросов
Подача заявок в неограниченное количество реестров
Регулируемая подписка на уведомления
Протоколируемые веб-чаты с заказчиками
Обучающие вебинары для поставщиков
Техническая поддержка
+ Статус «Подтвержденная компания»
+ Помощь менеджера с оформлением Профиля компании
+ Бейджи компании
+ Персональное вводное Online-обучение
+ Участие в категорийном реестре Bidzaar
+ Индивидуальная маркетинговая поддержка с помощью инструментов Bidzaar
Опции стартового тарифа
Регистрация компании за 5 минут
Неограниченное количество пользователей со стороны компании
Удобный поиск запросов на Bidzaar
Подача предложений в неограниченное количество запросов
Подача заявок в неограниченное количество реестров