«Разгрузили менеджеров, экономим 14%». Как переход на Bidzaar облегчил работу отдела закупок в «Петровакс»

В кейсе рассказываем, как Bidzaar помог «Петровакс» разгрузить менеджеров, найти новых поставщиков и добиться экономии в 13,9% на закупках

---

Как было раньше

До 2020 года в «Петровакс» все непрямые закупки велись по стандартной схеме:

Менеджер запрашивает у поставщиков коммерческое предложение → Те скидывают КП на e-mail → Менеджер просматривает полученные КП → Заключает договор с поставщиком, чье предложение показалось самым выгодным

---

Основная проблема: даже на мелкие закупки уходило слишком много времени

---

Многоэтажная переписка, сравнение предложений, группировка товаров – все это съедало рабочие часы менеджера.

Понятно, что для крупного предприятия такой подход неприемлем. Изменения напрашивались.

Как появилась идея проводить тендеры на ЭТП

В отделе закупок «Петровакс» осознавали имеющиеся проблемы и искали пути решения. Были выделены три цели:

1.  Навести порядок в непрямых закупках: сделать их четкими и прозрачными на всех этапах.
2.  Разгрузить менеджеров.
3.  Добиться большей экономии.

Логичной идеей стал перевод закупок на электронные торговые площадки (ЭТП). Это позволило бы автоматизировать процессы и держать поставщиков в узде: торги в форме открытого аукциона будут мотивировать их соперничать и снижать цены.

Поначалу казалось, что переход добавит головной боли

Раньше при телефонном режиме сбора информации даже по крупным закупкам мы не проводили больше двух-трех этапов торгов. Казалось, что переход на электронные аукционы будет мучительной процедурой.

Азимжон Азизов, и. о. руководителя отдела закупок «Петровакс»

Кроме этого, в компании видели еще три риска.

1. Бюрократические препоны

Многие площадки взимают плату за участие и работают в жестких рамках 223-ФЗ: с регистрацией поставщика по ЭЦП и долгим ожиданием аккредитации. Не все партнеры были готовы принять такие порядки

2.  Поставщикам привычнее «по старинке»

Многие открыто заявляли, что им удобнее продолжать решать все вопросы по почте.

3. У «Петровакс» был негативный опыт с площадками

В компании считали, что фарма – консервативная отрасль, где с большой неохотой принимают любые нововведения.

Мой основной аргумент был в том, что стоит попробовать. Это не потребует больших усилий и инвестиций, а эффектом может стать оптимизация и ускорение всех процессов. Если не будет результата, вопрос закрываем. Мы попробовали, внедрили и сразу получили эффект.

Азимжон Азизов, и. о. руководителя отдела закупок «Петровакс»

Пробовали разные площадки. Выбрали Bidzaar

Почему именно Bidzaar?

• Это очень простая и понятная платформа.
• Легко создавать тендеры и собирать коммерческие предложения.
• Здесь много проверенных поставщиков.
• Можно добавить действующих партнеров – это бесплатно и займет всего пару минут.
• Есть скоринг и автоматическая оценка предложений по анкетам.

Весомым преимуществом стала простота внедрения технологии. К тому же нам предоставили бесплатный доступ к площадке на два месяца, чтобы оценить эффективность с точки зрения экономии ресурсов.

Азимжон Азизов, и. о. руководителя отдела закупок «Петровакс»

Первая закупка на Bidzaar: как это было

Одним из первых крупных тендеров на Bidzaar стала закупка ноутбуков.

---

Вечером мы разместили тендер, а уже утром получили 12 предложений

---

Результаты превзошли ожидания. Раньше на поиск поставщиков и сбор коммерческих предложений у «Петровакс» уходила где-то неделя. На Bidzaar же все предложения автоматом выгружались в формате Excel, избавляя менеджеров от рутины. Очень удобно.

Бесплатность для поставщиков, удобный функционал и обширная база контрагентов позволили «Петровакс» закрывать через Bidzaar все основные потребности по непрямым закупкам – от расходников и канцтоваров до IT-оборудования и типографских услуг.

Как проводятся тендеры на Bidzaar

Закупщик составляет ТЗ → Bidzaar автоматически находит подходящих поставщиков → Во время процедуры площадка следит за сроками и сама напоминает поставщикам, что сделать дальше

Таким образом, большинство действий на Bidzaar автоматизированы. Закупщику не придется отвлекаться на ненужные переговоры и ручной анализ всех предложений. Особенно если в ТЗ прописаны все нюансы: технические характеристики, сроки поставки, условия платежа и т. д. Получится подробный отчет, который можно сразу нести на согласование для выбора поставщика.

Раньше приходилось тратить немало времени на мелкие, нестратегические закупки. Благодаря Bidzaar это время освободилось, а закупщики могут теперь развиваться как категорийные менеджеры.

Азимжон Азизов, и. о. руководителя отдела закупок «Петровакс»

На Bidzaar можно составлять анкеты для поставщика и прикладывать файлы – например, референс-листы или презентации

Как Bidzaar повлиял на закупочные процессы в «Петровакс»

Первые непрямые закупки на Bidzaar проходили по вышеописанному сценарию. Но затем компания оптимизировала подход:

1. Разгрузили отдел закупок

Мелкие и разовые закупки для разных подразделений вверили отделу Support Office из двух человек. IT-отдел на правах регулярного внутреннего заказчика мог закупаться на Bidzaar самостоятельно.

2. Добавили на сайт виджет Bidzaar

Нынешние и будущие партнеры могли видеть, какие торги сейчас идут, и сразу перейти на Bidzaar.

Добавление виджета Bidzaar на сайт расширило воронку поставщиков

3. Внедрили сквозную аналитику

Все данные с торгов через Power BI подгружались в единый отчет.

Анализируем очень многое, но в итоге четко понимаем, кто и какие скидки предоставляет, сколько и на чем компания экономит. Эти отчеты в панели у стейкхолдеров появляются в реальном времени. Экономия по сравнению с предыдущими периодами получилась огромная — около 13% от актуальных цен без учета инфляции.

Азимжон Азизов, и. о. руководителя отдела закупок «Петровакс»

4. Ввели понятные критерии оценки

В закупках до 100 000 руб. отбирали среднее среди наиболее выгодных по цене предложений. В более дорогих процедурах исходили из принципа «чем дешевле, тем лучше».

5. Стали получать конкурентные цены

История партнерства больше не играла роли. Если понимали, что у поставщика цены выше рынка, то устраивали переоценку или закупались у кого-то еще.

Наши текущие поставщики перешли на электронную торговую площадку без особых сложностей. Но многие снизили стоимость своих товаров или за первые же конкурсы были замещены другими поставщиками с более выгодными условиями. Таким образом, благодаря площадке поставщики остаются в тонусе в условиях прозрачной конкуренции.

Азимжон Азизов, и. о. руководителя отдела закупок «Петровакс»

6. Иногда запрашивали образцы продукции

Аналогично и с услугами – например, просили бюро переводов перевести одну страницу текста. Тех, чья продукция устраивала, привлекали в следующий раунд торгов.

---