До Bidzaar: переписка по e-mail и никакой переторжки

До 2020 года непрямые закупки в Gloria Jeans совершались по старинке: через почту и Excel. Типичная закупочная процедура выглядела так:

• Отделу N нужен определенный товар или услуга.
• Отдел N обращается с этим в отдел закупок.
• Отдел закупок формирует ТЗ.
• …И отправляет его уже известным поставщикам.
• Поставщики скидывают коммерческое предложение на e-mail.
• В отделе закупок сравнивают полученные КП и выбирают самое выгодное.

Такой процесс занимал время, сулил коррупционные и другие риски. Также не хватало прозрачности. Поставщик не знал, насколько его условия вписываются в бюджет, и понятия не имел, что предложили конкуренты. Реального конкурса попросту не было.

На практике почти всегда выбиралась начальная цена, если она соответствовала бюджету. Переторжка делалась только в той ситуации, когда самое выгодное предложение было выше бюджета: «Вот у вас тут 33 миллиона, а у нас бюджет 30, можете подвинуться?»

Григорий Куров Руководитель отдела управления закупками Gloria Jeans

Маячащий IPO вынудил изменить подход к закупкам

В 2020 году в Gloria Jeans начали готовиться к IPO. Для отдела закупок ключевым приоритетом стала прозрачность: если раньше тендеры были в основном закрытыми, то теперь должны быть публичными. Во всяком случае, большинство.

Понятно, что с такими критериями архаичные методы вроде почтовой переписки отпадают. Отсюда – логичное решение: перевести тендеры от 300 000 руб. на электронные торговые площадки (ЭТП).

Казалось, что вот теперь закупки наконец-то станут более системными. Но если бы все было так просто!

До Bidzaar пробовали разные площадки – впечатления неоднозначны

Для теста в Gloria Jeans отобрали несколько торговых площадок – в основном тех, где кроме коммерческих закупок проводятся и торги по 223-ФЗ. Но результаты разочаровали. Очень быстро всплыли следующие проблемы:

В бизнесе закупки должны проходить быстро и без волокиты. Но многие ЭТП изначально нацелены на работу с госсектором. Для них важнее вписаться в рамки 44-ФЗ и 223-ФЗ и соблюсти строгий регламент: здесь запросить ЭЦП, тут затребовать аккредитацию и т. д. В итоге действующие поставщики оказывались не в силах побороть эти бюрократические лабиринты и просто не доходили до торгов.

Ожидали хотя бы 5-7 поставщиков на тендер, а в реальности порой набиралось всего двое. Нередко попадались фирмы-однодневки и сомнительные поставщики. Так, на одном из тендеров были отсеяны 10 из 18 поставщиков. Не прошли контроль безопасности.

Данные по одному и тому же тендеру, размещенному на двух площадках

Ситуация не единичная: мы слышали и от коллег, что на площадках для торгов по 44-ФЗ и 223-ФЗ контингент встречается, скажем так, специфический

Григорий Куров Руководитель отдела управления закупками Gloria Jeans

Случалось, что на тендер попросту никто не приходил. Или торги вовсе отменялись по какой-то неведомой причине. В итоге закупку приходилось откладывать на следующий отчетный период. И хорошо, если это месяц, а не квартал и тем более год. Для бизнеса, у которого главный приоритет – выручка, такое непозволительно.

Мы поняли, что нам нужно решить проблему достаточного количества участников и по ходу улучшить процессы закупок.

Григорий Куров Руководитель отдела управления закупками Gloria Jeans

Почему в Gloria Jeans выбрали Bidzaar

С июля 2020 года в Gloria Jeans начали переводить своих поставщиков на Bidzaar и вести непрямые закупки уже там.

✅ Главный аргумент: на Bidzaar нет входного платежа

Ни за регистрацию, ни за подачу заявок. На других ЭТП такой платеж был. Это вызывало у поставщиков недоумение: с чего это мы должны платить, если нет никакой гарантии, что мы выиграем тендер? На Bidzaar все иначе. Здесь платит только победитель тендера – с него взимается небольшая комиссия. Для остальных же участие абсолютно бесплатно

✅ Удобство для поставщиков – еще один козырь Bidzaar

На обычных ЭТП все жестко формализовано – не все партнеры пройдут через горнило бюрократических порядков и многоступенчатой регистрации. Тем более те, кто привык торговать по почте.

Зарегистрироваться на Bidzaar не сложнее, чем в любой социальной сети

Bidzaar оказался отличным решением, поскольку было достаточно скинуть ссылку на площадку – и поставщик мог принять участие в закупке быстро и просто. То есть площадка сделала большую работу по отсеиванию формальностей.

Григорий Куров Руководитель отдела управления закупками Gloria Jeans

✅ Bidzaar экономит время

У Gloria Jeans торги могут идти по 10-15 дней. Сама компания крайне щепетильно относится к процедурам: имеет свои регламенты, просит контрагентов подписать NDA и соглашение противодействии коррупции. На подготовку ТЗ также уходит время. Было бы совсем некстати затягивать сроки только из-за того, что у поставщика нет ЭЦП или специальной аккредитации.

Сравнительный анализ площадок для госзакупок и Bidzaar

Как прошел перевод закупок на Bidzaar?

Гладко и без эксцессов

С действующими поставщиками все оказалось проще некуда. Перевод занял буквально несколько дней.

Мы просто создавали процедуру и присылали на нее ссылку тем, кто раньше торговал по почте, и говорили, что у нас новый порядок и заявку надо подавать вот сюда. Единичные поставщики уперлись и сказали, что в такие игры не играют. Остальные начали участвовать в конкурсах, причем вопросов по регистрации или подаче заявки к нам не было вообще никаких.

Григорий Куров Руководитель отдела управления закупками Gloria Jeans

Регламенты ведения закупок в Gloria Jeans ожидаемо изменились. Появился тендерный комитет – ему вверили вести торги, следить за корректностью процедур и оценивать привлекательность заявок по скоринговой системе. ТЗ стали подробнее: фиксировались все нюансы – от сроков поставок до максимальных габаритов товара. Это позволило избежать недопонимания с поставщиками, а также быстрее и с первого раза закупать нужный товар в необходимом количестве.

Цифры и факты

Результаты после года работы с Bidzaar:

«К июлю 2021 года мы провели 188 конкурсных процедур с бюджетом 1,6 млрд. руб.»

Мы смогли оздоровить процессы, добились полной прозрачности закупок, получили экономию около 24,9% и уверенность, что закупки идут по рыночным ценам.

Григорий Куров Руководитель отдела управления закупками Gloria Jeans