Как METRO перевели закупки на Bidzaar и освободили больше 30% рабочего времени закупщиков

Такое количество филиалов не может бесперебойно функционировать без регулярных закупок, а также услуг маркетологов, курьеров и ремонтных служб. Однако стандарты отрасли растут каждый год, предлагая все больше способов оптимизировать процессы.

Одним из способов актуализации процессов стала коллаборация METRO с платформой ЭТП Bidzaar. Теперь сотрудники отдела непрямых закупок экономят около 30% рабочего времени при заключении сделки. Как удалось получить такой результат, делимся в кейсе.

Как в METRO проходили закупки до Bidzaar

С самого начала в распоряжении российского METRO было техническое решение от главного офиса всей международной сети. Оно позволяло проводить торги и аукционы среди сделавших коммерческое предложение поставщиков. Инструмент имел свою специфику:

• поставщиков нужно было искать и приглашать самостоятельно;
• вся коммуникация шла через почту закупщиков;
• отчётность тоже нужно было делать в Excel;
• каждая закупка приводила к скоплению документов — все в разных форматах и с неоднородным содержанием; собирать и унифицировать их тоже можно было только самостоятельно;
• площадка для торгов не была адаптирована под российский рынок: поддержка не говорила на русском, а система не поддерживала российские серверы и почтовые адреса.

Новая команда подразделения закупок поставила своей целью приведение процессов под актуальные запросы бизнеса и стандарты отрасли.

«METRO – это высокотехнологичный бизнес во всех средах. Мы выдерживаем высочайшие стандарты качества и для B2B, и для B2C клиентов, а также в работе со всеми стейкхолдерами. Поэтому процессы сопровождения бизнеса в части непрямых закупок также должны отражать наше стремление к самым современным практикам. Наша команда определила фокусы и нашла партнеров, с которыми удалось реализовать большое количество проектов на новом уровне.»

Ирина Кургаева, руководитель по эффективности непрямых закупок в METRO

Почему в METRO выбрали Bidzaar

В поисках идеальной ЭТП под задачи METRO было изучено несколько вариантов. После сравнительного анализа из всех площадок именно ЭТП Bidzaar продемонстрировал необходимые инструменты под текущие задачи бизнеса.

Удобный интерфейс и понятный функционал

Инструменты Bidzaar позволяют быстро перейти на ЭТП и сэкономить время на рутинных действиях:

• Интерфейс простой, современный и дружелюбный — как у маркетплейса или социальной сети
• Разобраться в интерфейсе и освоить основные процедуры можно примерно за час
• Создать и опубликовать закупку можно за 15 минут — примерно столько нужно, чтобы написать одно письмо
• Можно спланировать закупку и настроить её отложенную публикацию 
• Таблицы для сравнения условий поставщиков и дашборды об эффективности отдела формируются автоматически 

Нужно только задать параметры сравнения, а затем сделать выводы по уже готовой таблице

Быстрый поиск поставщиков

Инструменты Bidzaar помогают найти максимум потенциальных участников на каждые торги:

• ИИ-алгоритм площадки сам подберёт кандидатов по нужным параметрам и вышлет им приглашения на участие в закупке
• Можно воспользоваться встроенным поиском по тегам, самостоятельно найти нужных поставщиков и пригласить их  

Теги вместо кодов ОКВЭД делают поиск гораздо проще и быстрее

• На торги получится пригласить даже поставщиков, которых ещё нет на платформе. Для этого можно прислать им ссылку на закупку или разместить виджет с доступными тендерами на сайте компании

Удобные условия помогут поставщикам быстро и без проблем зайти на площадку

• Регистрация на площадке занимает всего три минуты
• Здесь не требуют ЭЦП и аккредитации. Ни в ЕИС, ни где-либо ещё
• Регистрация и участие в тендерах бесплатные. Небольшая комиссия взимается только с победителя

Быстрый и гибкий процесс закупок

В METRO отмечают возможность создавать шаблоны и клоны закупок. Если товар или услуга нужны вам регулярно, вы можете один раз создать закупку, максимально проработать требования, выставить все настройки — и сохранить шаблон.

Структурированная база поставщиков

В Bidzaar есть реестры поставщиков. С их помощью можно создавать базы подрядчиков по разным категориям.

Не нужно переживать, что какие-то контакты потеряются, — данные о поставщиках хранятся в одном месте

Собрать реестр можно ещё до того, как вам понадобится закупка по соответствующей категории. Поставщики смогут заранее прислать все нужные данные и документы, и вы будете знать, кого пригласить на конкретную закупку.

«Если к нам приходят новые поставщики, я сразу предлагаю им подать заявку на включение в реестр. Мне приятно, что я теперь не потеряю эти контакты. И у людей не создаётся впечатление, что они написали в никуда»

Ирина Кургаева, руководитель по эффективности непрямых закупок в METRO

Общение закупщиков и поставщиков прямо на платформе

Чаты Bidzaar помогают оперативно решать вопросы и не терять многочисленные переписки.  

Менеджер может общаться с подрядчиком один на один или создать командный чат с руководителем закупок, отдела и любым другим сотрудником компании, влияющим на принятие решения. Функция чатов позволяет всем оперативно включаться в диалог и сразу быть в курсе договорённостей.

«Вижу, что закупщики перестали пересылать бизнес-функциям вопросы от поставщиков. Вместо этого они создают чат команды, где контролируют общение заказчика закупки и поставщика. Это значительно сокращает время на сбор данных»

Ирина Кургаева, руководитель по эффективности непрямых закупок в METRO

Команда Bidzaar помогла всем сотрудникам освоиться на площадке

Не все закупщики с лёгкостью согласились перейти на новую ЭТП. Часть сотрудников опасалась нового незнакомого инструмента. Тогда на помощь пришла команда Bidzaar — сотрудники службы поддержки всегда были рядом, отвечали на все вопросы и помогали разобраться в нюансах. Они продолжают делать это и сейчас, если у кого-то из сотрудников возникают вопросы и пожелания.

Также Ирина Кургаева отмечает то, как Bidzaar помогает своим клиентам регулярно обучаться и развиваться. Команда METRO активно пользуется всем, что предлагает Bidzaar: смотрит вебинары, посещает офлайн-мероприятия для нетворкинга и использует в работе глоссарий и другие дополнительные материалы.

«Мне нравится ваш 360-подход к работе. За счёт вашей информационной поддержки и вашего постоянного присутствия вы в том числе влияете на подход людей к тому, как делать закупки. Я сама пользуюсь вашими образовательными материалами и подтягиваю команду»

Ирина Кургаева, руководитель по эффективности непрямых закупок в METRO

Закупщики освободились от рутины на 30%

Благодаря тому, что Bidzaar автоматизировал множество рутинных процессов, у отдела закупок появилось больше времени на планирование и стратегические задачи.

---

Обработка предложений от поставщиков ускорилась в 3 раза

Раньше на сбор, обработку коммерческих предложений и необходимых документов могло уходить от 7 дней и более. Теперь — благодаря чатам и другим встроенным инструментам платформы – коммуникация с поставщиками по каждой закупке занимает минимум времени, а сбор документов происходит в один клик. 

---

Более 50 поставщиков в среднем участвует в торгах

Вместе с числом поставщиков растёт и конкуренция. Поэтому для повышения шансов на победу участники торгов начинают снижать цены или улучшать условия сотрудничества: дают больше дней отсрочки платежа, сокращают сроки готовности или предлагают бонусные услуги.

«Мы получили очень удобный инструмент для закупщиков: с гибкими настройками, прозрачной коммуникацией и заметными результатами. Реестры позволяют проактивно вести работу в различных категориях. Отзывчивая и активная команда поддержки отвечает на вопросы как закупщиков, так и поставщиков. А великолепная база знаний подходит для закупщиков разного уровня»

Ирина Кургаева, руководитель по эффективности непрямых закупок в METRO

---