Как Архангельский ЦБК обновил 30% поставщиков и упростил закупки при помощи Bidzaar

В 2022 году ЦБК начал сотрудничать с электронной торговой площадкой Bidzaar. Предприятие начало торги и осталось довольно широким выбором поставщиков, удобством платформы и выгодными условиями. Подробности — в кейсе.

Почему Архангельский ЦБК решил найти новую ЭТП

Ещё до Bidzaar предприятие проводило закупки через электронные торговые площадки. Однако на комбинате регулярно отмечали потенциальные точки роста — и в итоге пришли к выводу, что процессы можно сделать ещё эффективнее. Для этого нужно перейти на новую ЭТП, которая должна решить следующие задачи:

1. Расширить пул поставщиков и партнёров, а также выстроить новые пути логистики
2. Помочь предприятию выйти на более выгодные условия при заключении сделки — как по ценам, так и по неценовым критериям
3. Ускорить и упростить процесс закупок за счёт современного функционала

В поисках площадки, которая удовлетворит все требования, Архангельский ЦБК опробовал несколько вариантов — и в итоге остановился на Bidzaar..

Какие задачи Архангельского ЦБК решил Bidzaar

Предприятие перевело на Bidzaar несколько категорий закупок: спецодежду, канцелярские товары, инструменты и запчасти для оборудования. В первую очередь переход решил основную задачу:

Расширить пул поставщиков и добиться большей выгоды за счёт конкуренции

Приоритетной задачей ЦБК было привлечение к торгам большего числа участников, чтобы между ними появилась конкуренция. Это позволяет компании выбирать максимально выгодные предложения, сравнивать цены и условия. 

Предыдущая площадка не всегда могла удовлетворить этот запрос — на торги приходило мало участников, конкурентной борьбы не возникало, поэтому зачастую приходилось соглашаться с не самым выгодным предложением. Нужны были площадки, где будет много новых потенциальных подрядчиков.

Такой оказался Bidzaar, где зарегистрировано более 170 000 поставщиков. ЭТП сотрудничает с 29 тендерными агрегаторами, поэтому в доступе у бизнеса оказывается более 5 млн потенциальных контрагентов. Остаётся только выбрать поставщика, и в этом помогают следующие функции. 

• ИИ-алгоритм, интегрированный в платформу. Он сам находит и уведомляет релевантные компании о новом тендере по их категории. В том числе учитывает кастомные критерии бизнеса. Например, закупщикам ЦБК важно, чтобы у подрядчика был опыт работы от трёх лет. Если указать это пожелание при формировании закупки, то алгоритм не пригласит компании с нерелевантным опытом.

• Участников получится находить и приглашать вручную через встроенный поиск.

Поиск осуществляется по тегам, а не по кодам ОКВЭД, — так находить поставщиков гораздо быстрее и удобнее

• Также Архангельский ЦБК разместил виджет Bidzaar на своём сайте. Благодаря этому любой поставщик, даже если он ещё не зарегистрирован на ЭТП, сможет увидеть приглашение на торги и присоединиться к ним.

В итоге теперь более 70% торгов на предприятии проходит с участием трёх и более поставщиков. Это помогает составить объективную картину и выбрать действительно выгодное предложение. Уже сейчас закупки стали выгоднее в среднем на 5%.

Но кроме этого, ЦБК отмечает преимущества Bidzaar, с которыми отдел снабжения смог решить ещё одну задачу — существенно оптимизировать процесс закупок.

Ускорить этап размещения закупки

Создание закупки и последующее привлечение поставщиков — это чаще всего набор рутинных действий, которые занимают много времени. Раньше несколько дней могло уйти только на составление ТЗ и рассылку по потенциальным контрагентам. Сейчас всё иначе. 

Чтобы разместить новый тендер на Bidzaar, закупщикам ЦБК нужно меньше 15 минут. Потому что форма для создания ТЗ максимально простая и интуитивно понятная. А опубликованную закупку сразу увидят все релевантные подрядчики.

Вдобавок, к объявлению можно сразу приложить список обязательных документов и требований для начала сотрудничества

На предприятии часто бывает так, что внутри одной закупки содержится много позиций и обладает сложной спецификацией. В таком случае закупщики используют готовые шаблоны в формате Excel.  

Все нужные поля уже есть в документе, осталось только их заполнить. Потом площадка сама перенесёт все данные из шаблона на страничку закупки

Проводить торги на удобных для себя условиях

ЦБК было важно, чтобы на ЭТП можно было устанавливать свои правила проведения торгов. Например, делать это в несколько этапов, к чему комбинат часто прибегает.

«Обычно в первом этапе мы только показываем участникам их ранг, чтобы они просто видели, на каком они месте. Если мы видим, что в торгах есть сразу несколько компаний с адекватными хорошими предложениями, то открываем второй этап, где они уже могут побороться и отбить свои условия»

Алексей Марков, начальник отдела снабжения Архангельского ЦБК

На Bidzaar это возможно, потому что здесь нет жёстких регламентов. Каждый закупщик может выстраивать процедуру так, как удобно именно ему.

Также компании могут настраивать неценовые критерии, которые важны именно им. Например, определённый стаж на рынке, наличие конкретных сертификатов качества или предоставление льгот

Упростить коммуникацию с поставщиками

Как правило, общение с поставщиками — долгий и трудоёмкий процесс. Бесконечные звонки, письма, просьбы прислать дополнительные документы, уточнения по спецификациям, подключение третьих лиц, согласование условий могли занимать по несколько дней. А информация в любой момент могла затеряться в почтовом ящике сотрудника.

Чаты на Bidzaar ускоряют и упрощают общение на любом этапе. Они помогают оперативно решать вопросы и не тратить время на поиск актуального телефона или почты поставщика. Все переписки собраны в одном месте и работают по принципу мессенджера.

Менеджер может вести переписку с подрядчиком один на один, а может создать чат с руководителем закупок, чтобы он тоже мог оперативно включаться в диалог и сразу был в курсе договорённостей.

«Если менеджер видит, что у кого-то из участников торгов появились вопросы, он добавляет меня в чат, и мы вместе на всё отвечаем и принимаем решения»

Алексей Марков, начальник отдела снабжения Архангельского ЦБК

Работа с реестрами

Недавно ЦБК начал использовать реестры — инструмент для создания базы поставщиков по конкретным категориям. Они помогают централизованно хранить в одном месте весь список проверенных контрагентов.

Реестр можно сделать открытым, чтобы другие компании могли увидеть, какие поставщики уже завоевали доверие бизнеса. Точно так же можно изучить реестры других компаний и найти там потенциальных подрядчиков

«Недавно мы опубликовали первый реестр — для поставщиков герметиков и клея, — и они уже активно подают туда запросы на вступление. Пока что не просматривали сами заявки, но главное, что начало уже положено»

Алексей Марков, начальник отдела снабжения Архангельского ЦБК

Из поданных анкет потом можно сформировать единую базу, систематизировать её и тем самым сократить отбор поставщиков при следующих закупках.

---

Перевод новых категорий закупок на Bidzaar

Отдел снабжения ЦБК доволен результатами по тем категориям, что уже перешли на Bidzaar: удалось обновить примерно 30% пула поставщиков, а закупки стали выгоднее в среднем на 5%. 

Теперь компания готовится сделать шаг вперёд и перевести на эту ЭТП более сложную и дорогую категорию — электрооборудование. Сейчас ЦБК и Bidzaar активно приглашают на платформу текущих поставщиков и готовятся к первым торгам.

---

Очное обучение сотрудников

В отделе снабжения ЦБК работает 19 сотрудников. Из них девять уже активно работают на Bidzaar, обучившись по многочисленным онлайн-материалам площадки. Но не всем легко даются изменения — поэтому компании обсуждают возможность приезда команды Bidzaar приедет в Архангельский ЦБК, чтобы уделить внимание каждому сотруднику и помочь разобраться в функционале платформы. А заодно познакомить руководителей с новыми инструментами, например:

• ИИ-помощником в разделе создания ТЗ на закупку
• Возможностью работать с неценовыми категориями в конкурентном листе
• Кабинетом руководителя с интерактивными дашбордами по отделу в целом и по каждому сотруднику

Команда ЦБК регулярно повышает уровень знаний, изучая бесплатные вебинары от учебного центра Bidzaar.