В большинстве компаний тендерные специалисты берут на себя большую часть работы с закупками: от поиска подходящего тендера до принятия стратегических решений.
И вот с какими проблемами они сталкиваются:
- сложность поиска подходящих торгов, пропуск тендеров;
- чрезмерные/ сложные/ непонятные требования в закупке;
- недостаточно времени на подготовку заявки;
- ошибки в заявке;
- восприятие тендера как полного цикла сделки.
В этой статье мы расскажем, с помощью каких сервисов и методик можно успевать больше, не срывая сроки в режиме многозадачности, повышать собственный уровень эффективности, не выгорая и не меняя специализацию.
bidzaar более 5 лет работает со специалистами тендерных отделов разных компаний. Мы решили объединить наш опыт, практику клиентов и советы экспертов в сфере закупок и поделиться вариантами решения наиболее актуальных тендерных задач.
1. Сложность поиска подходящих торгов, пропуск тендеров
Проблемы поиска процедур по конкретной тематике в основном возникают по следующим причинам:
- Многообразие источников с информацией о торгах (ЕИС, федеральные и коммерческие ЭТП, агрегаторы, сайты компаний и др.);
- Сложность предметного поиска: разрозненность в названиях, сложные составные поисковые запросы, необходимость глубокого поиска по документации, поиск по классификаторам (в том числе ОКДП2) и другие особенности;
- Ограниченные возможности ряда сервисов-агрегаторов: большинство сервисов предоставляют информацию с ЕИС и ограниченного количества ЭТП (несколько десятков площадок, в то время как их несколько сотен).
Правильный выбор агрегатора для поиска торгов существенно повысит эффективность тендерного специалиста и снимет с него ряд рутинных задач.
Например, наш партнер Seldon предлагает информацию не только о государственных и коммерческих торгах, но также о закупках малого объема, международных тендерах, процедурах по капитальному ремонту, по реализации имущества банкротов.
Система Seldon собирает данные из 7000+ источников, подбирает процедуры по 40+ фильтрам, формирует отчеты различных категорий и круглосуточно обновляет информацию. Возможности системы позволяют экономить время на поиске данных о торгах, исключают вероятность ошибок, предоставляют профильные подборки процедур по нужным параметрам, а также дают возможность оценить тендерную активность контрагентов.
2. Чрезмерные/ сложные/ непонятные требования в закупке
Если речь идет о закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ, всегда можно попробовать обжаловать чрезмерные требования заказчиков в ФАС, но это крайняя мера. Зачастую достаточно направить заказчику запрос о даче разъяснений.
При продуманном запросе можно не только получить недостающую информацию, но и указать заказчику на возможные нарушения с его стороны. Либо с помощью запроса можно обратить внимание заказчика на требования, которые сужают круг возможных участников. Возможно, заказчику как раз нужна здоровая конкуренция в его тендере.
На площадке bidzaar общение между участниками и заказчиками менее формализовано, более удобно и оперативно: можно написать заказчику в протоколируемом чате, оперативно получить ответ и продолжить работу.
3. Недостаточно времени на подготовку заявки
Стоит ли отказываться от выгодного контракта, если совпали периоды подачи заявок в нескольких закупках и сотрудники не успевают подготовить заявки?
А сколько закупок пропускается на стадии поиска подходящих тендеров, в связи с тем, что тендерный специалист не может одновременно взять в работу 3, 5, 10 процедур в зависимости от их сложности?
Еще ведь на каждом этапе участия в тендере необходимо следить за сроками: дата окончания срока подачи заявок, дата переторжки, дата подписания договора и пр. К тому же в больших компаниях это еще и взаимодействие с другими подразделениями: согласование договора юристом, проверка службой безопасности, согласование финансовым директором и пр. В итоге сроки горят, тендерный специалист потратил все время на напоминания о необходимости согласований и прочие действия. Для работы с большим объемом тендеров максимально автоматизируйте работу тендерного отдела/специалиста. Огромную помощь в этом оказывают сервисы автоматизации тендерных процессов. Внедрение SRM-системы сделает работу эффективнее и покажет другие возможности уже работающих тендерных специалистов
4. Ошибки в заявке
К ошибкам может привести банальный человеческий фактор. В этой ситуации поможет оптимизация работы тендерного специалиста таким образом, чтобы заявки подавались не в последнюю секунду, а например, за один день. Лучше, если заявки будут проверяться вторым сотрудником, в тендерном отделе это вполне возможно, а также крайне полезно, в качестве обмена опытом и общения между коллегами.
Но бывают более существенные ошибки, связанные с незнанием предлагаемой продукции, услуги, работы. Тут как раз поможет разделение ответственности между отделами: например, характеристики продукции по техническому заданию проверяет менеджер продукта/менеджер по продажам/инженер, а тендерный специалист занимается только непосредственным участием в тендере.
5. Восприятие тендера как полного цикла сделки
Тендер почти всегда, неважно государственный или коммерческий, это только способ оформления сделки. Это “итоговые испытания” между поставщиками за право заключения контракта. Победить в проработанном заблаговременно тендере намного проще.
И мы ни в коем случае не хотим призвать к «серым» схемам. Наша площадка ценит открытость, прозрачность и законность. Мы считаем, что классическая воронка продаж вполне применима к тендерным процедурам: зная потребности заказчика, помогая составить ему техническое задание, погружаясь в особенности его работы, можно быстрее и качественнее подготовить заявку, поставить действительно нужный и полезный товар/услугу.
На bidzaar для того, чтобы «познакомиться» с заказчиком, начать с ним регулярную работу, стать поставщиком, которого заказчик сам приглашает в тендеры, можно с помощью Реестров, его функционал напоминает добавление в друзья в соцсетях.
И конечно же, работа с тендером – это командная работа: если тендерный специалист не выполняет работу менеджера по продажам, а занимается только участием в тендерах, то и заявок будет подано в разы больше.
