Как выбрать тендерный агрегатор?

Рынок тендерных агрегаторов переполнен предложениями на любой вкус и кошелек. Есть и примитивные поисковые машины, которые только и умеют, что собирать информацию из разных источников. Есть и сложные экосистемы для глубокого анализа тендерного рынка и работы с ним целого отдела. Какой же агрегатор выбрать?

На примере Тендерплана рассказываем, как определиться с системой, чтобы зарабатывать на тендерах, а не просто участвовать

Для чего нужен тендерный агрегатор?

Усредненный бизнес-процесс в работе с тендерами выглядит следующим образом:

  • поиск закупки;
  • изучение документации, условий, проработка закупки;
  • участие;
  • исполнение контракта;
  • получение прибыли

Начнем с того, что без специального инструмента для работы с тендерами вы едва ли справитесь — площадок для поиска тендеров тысячи и обработать их вручную практически невозможно. Вы будете сутками пролистывать предложения один за другим и так и не найдете нужный вариант. Агрегатор же позволяет сильно упростить и ускорить работу. Он найдет подходящие по условиям тендеры, проанализирует конкурентоспособность в нише и поможет определиться  в каких тендерах стоит участвовать, а какие лучше пропустить. Ну, а когда вы будете готовы к участию, он еще и документы за вас подготовит

Еще один важный аспект участия в тендерах — риски. На рынке достаточно много кейсов, когда после заключения контракта поставщик понимает, что участие оказывается для него невыгодным, а отказаться от исполнения обязательств уже не может. Это как купить и утопить кредитную машину. Согласитесь, это опыт, которого хотелось бы избежать. Тендерный агрегатор такого не допустит и заранее предупредит вас о рисках остаться  минусе.

К тому же, без агрегатора не стоит говорить ни о какой стратегии – участие в закупках будет бессистемным и хаотичным. Потолок такого подхода – случайная победа в паре-тройке тендеров, с отсутствием возможности масштабировать бизнес

Из каких блоков должен состоять агрегатор?

Поиск

Искать тендеры умеет любой агрегатор, а вот грамотно отфильтровать результаты и найти именно тот самый «промышленный оверлок Juki MO-6814S-BE6-34H/G44/Q143/DD10N с встроенным серводвигателем с прямым приводом, предназначенный для обметывания краев деталей швейных изделий из легких и средних материалов с одновременной обрезкой края материала» сможет не каждый.

Мощный тендерный агрегатор должен уметь фильтровать результаты и исключать ненужные тендеры из поиска.Например, искать можно по названию закупки, коду ОКПД 2, применяемому закону, региону, типу закупки, отрасли, по описанию и даже внутри документации.

Метки

Метки существуют для того, чтобы отслеживать и влиять на все этапы тендерных процессов –  от заинтересованности в тендере до исполнения контракта Под каждый шаг создается отдельная метка, отображающая текущий этап работы над конкретным тендером и имя ответственного за него сотрудника. Это позволяет мгновенно оценить нагрузку в отделе. При помощи таких инструментов сотрудники более эффективно взаимодействуют между собой при выполнении задач, а руководитель, видя реальную картину – эффективнее распределяет зоны ответственности.

Огромным плюсом для командной работы станет отсутствие в агрегаторе ограничений на количество пользователей – ведь количество сотрудников у всех разное: от огромного отдела до одного универсального солдата. Хороший агрегатор подойдет и первым, и вторым.

Аналитика

Аналитический блок должен состоять минимум из трех разделов:

  • анализ ниши (отрасли),
  • анализ конкурентов,
  • анализ заказчиков

Чем обширнее функционал раздела аналитики тендерного агрегатора, тем больше шансов найти выгодные направления для развития и меньше шансов оказаться «не в рынке».

Проводя аналитику ниши, агрегатор покажет глубину рынка – количество процедур, денежный объем отрасли, сезонность, географию рынка.

Аналитика конкурентов покажет географию их деятельности, активность в торгах, соотношение участий и побед, динамику снижения цен, а также предлагаемые ими товары и услуги. Система поиска тендеров Тендерплан, например, при помощи анализа связей позволяет оценить активность конкурентов в закупках того или иного заказчика, выявить тренды и на основании этого – строить прогнозы, корректируя стратегию участия в торгах. Аналитика заказчика показывает их потенциальный спрос , лояльность при проверке заявок, денежный потенциал, тенденцию к росту или падению активности закупочной деятельности, конкуренцию в борьбе за контракт.

Эти данные помогут составить единую картину, и определить потенциал именно вашей ниши.

Чек-лист для выбора агрегатора

При выборе системы для поиска тендеров можно свериться с нашим чек-листом. Если совпало менее восьми пунктов, мы рекомендуем рассмотреть другие предложения на рынке.

  • Пробный период должен быть не менее 7 дней, чтобы спокойно привыкнуть к интерфейсу программы и оценить ее возможности.
  • Количество площадок. Многие агрегаторы, к сожалению, искусственно завышают количество охватываемых площадок (например, поделив на подсекции и засчитывая каждую из них как отдельную ЭТП). Убедитесь, что агрегатор предоставляет доступ к тендерам по вашей отрасли и региону. Проверьте, какие площадки и источники данных агрегируются.
  • Актуальность данных. Важно, чтобы информация о тендерах обновлялась в реальном времени или с минимальными задержками, чтобы вы всегда имели доступ к самым свежим предложениям.
  • Функционал поиска. Оцените, насколько удобно искать тендеры по ключевым параметрам: отрасли, региону, сумме контракта, дате подачи заявки. Выясните, как часто нужно настраивать поиск и есть ли возможность доверить эту функцию тендерным специалистам.
  • Аналитика: Определите, насколько развиты инструменты для анализа рынка, конкурентов и эффективности участия в тендерах. Убедитесь в том, легко ли интерпретировать эти данные и получается ли на их основе единая картина ниши.
  • Прогнозирование. Свяжитесь со службой поддержки и уточните, способна ли система прогнозировать исход закупки, показывать предварительных участников и их цены.
  • Сопроводительные услуги. Поддержка в подготовке тендерной документации, юридическая помощь и консультации могут стать отличным бонусом.
  • Клиентская поддержка. Оцените, насколько оперативна и компетентно служба поддержки тендерного агрегатора решает возникающие вопросы. 
  • Обучение. Загляните в футер сайта тендерного агрегатора, там скорее всего будут обучающие материалы, вебинары и примеры удачных кейсов Если их нет, поищите другого провайдера. 
  • Техническое состояние и обновления. Хорошие сервисы по поиску тендеров регулярно обновляются и нерегулярно падают. А если упали – вы точно знаете когда возобновится работа.

Теперь вы знаете какой должна быть идеальная ЭТП — удобной и многофункциональной. Она поможет построить долгосрочные отношения с заказчиками и приобрести стабильный канал продаж. К таким ЭТП можно отнести Bidzaar. Работа на этой площадке ускоряет и упрощает тендерные процессы, а в сочетании с хорошим агрегатором позволяет конвертировать участия в победы.