Делимся опытом проведения эффективных закупок на Bidzaar
1. Подготовьте детальное Техническое задание
Важно, чтобы в ТЗ были подробно описаны пункты:
- Основные критерии и требования к товару/услуге
- Количественные характеристики запроса
- Сроки поставки
- Техническое описание и назначение
- Чертежи или фотографии (желательно, но не обязательно)
- Ориентировочный график и сроки подведения итогов тендера
2. Рассматривайте аналоги, особенно по импортной продукции
В ситуации, когда многие импортные поставки прекращены, не упускайте возможность приобрести аналоги – товары местного производства могут быть такими же качественными.
Если вы готовы рассмотреть альтернативу, отразите этот момент в описании процедуры.
3. Рассматривайте альтернативные варианты оплат и фиксации цен
Фиксация цены и отсрочка платежей могут сильно сократить количество поданных заявок, особенно в закупках оборудования.
Альтернативные варианты показывают работу рынка – это поможет вам более гибко подходить к принятию решения, учитывая текущую экономическую обстановку.
4. Укрупняйте объёмы и суммы закупок
Чтобы получить более выгодные предложения от поставщиков:
- Запросите прайс-листы и выберите пул поставщиков к сотрудничеству
- Объедините закупки на идентичные позиции или сформируйте потребность из расчета 3-6 месяцев прогноза
5. Устанавливайте реалистичные сроки подачи предложения
Срок запроса на Bidzaar 10-14 рабочих дней, но его можно увеличить, если запрос сложный.
А ещё важно придерживаться заявленного в запросе графика тендера и не завершать прием предложений в выходные, праздничные дни, ночное время и в первую половину первого рабочего дня. Как показывает практика, это наименее удачные окна для окончания приёма заявок
6. Применяйте условие «допустимое отклонение по позициям и количеству»
Так вы увидите возможности каждого поставщика и наличие товара. Если вы понимаете, что несколько поставщиков смогут удовлетворить ваш запрос, то запросите график поставок как альтернативное предложение и выберите самый выгодный вариант.
7. Размещайте конкретную закупку только на одной ЭТП
Размещение одной закупки на разных ЭТП путает поставщиков – они не понимают, на какой из них вы будете выбирать победителя. И, как следствие, вы не получите нужное количество предложений и желаемый результат в торгах.
8. Приглашайте к участию в закупке текущих поставщиков / подрядчиков и принимайте предложения только на площадке
Для того, чтобы закупка прошла наиболее эффективно, участники должны понимать, какую цену предложения дают их конкуренты. Если кто-то из поставщиков/подрядчиков подаст свое наилучшее предложение вне площадки, у других поставщиков не будет ориентира для снижения цены своего предложения.
Поэтому тендеры, где заказчик приглашает текущих партнёров, на 67% успешнее за счёт конкурентной борьбы.
9. Внедряйте квалификацию поставщиков
Для этого есть функционал реестров Bidzaar для поиска и аккредитации поставщиков. Заранее сформированная анкета позволяет собрать данные для проверки на должную осмотрительность и сформировать списки подходящих участников до запуска тендера.
Внедрите этот процесс и вы сможете снизить риски участия недобросовестных поставщиков.
10. Соблюдайте установленный ориентировочный срок подведения итогов и своевременно завершайте процедуру
Незавершённые длительное время процедуры без обратной связи разочаровывают поставщиков – в следующий раз они могут обойти вас стороной. Поэтому рекомендуем заботиться о репутации вашей компании.
