Как fashion-ритейлер Concept Group ускорил закупки в 6 раз и экономит до 30% с Bidzaar

Но изначально система закупок выглядела совсем иначе: ручная работа, узкий круг поставщиков, долгие согласования и большое количество рутинных задач. Рассказываем подробно, за счёт каких инструментов Bidzaar получилось решить эти проблемы.

Как проходили закупки до Bidzaar

Когда Марина Умеренкова пришла в компанию на позицию руководитель отдела некоммерческих закупок, закупки проводились так: ручные процессы, бумажные согласования и постоянный дефицит поставщиков. Компания стремительно росла — открывались новые магазины, расширялся ассортимент, — но закупочная функция не успевала за развитием бизнеса.

Проблема 1: поставщиков приходилось искать вручную

Основная проблема заключалась в том, что на каждую закупку удавалось привлечь слишком мало участников. Поставщиков приходилось искать вручную — звонить по телефону, искать электронные почты в открытых источниках, отправлять письма. Конкуренция оставалась низкой, из-за этого цены часто были выше рынка. Компания фактически зависела от ограниченного круга подрядчиков и рисковала не получить лучшие условия.

«Мы уже тогда работали на электронной площадке, но поставщиков приходилось привлекать холодными звонками. Это занимало массу времени, а результат всё равно был скромный»

Марина Умеренкова, руководитель отдела некоммерческих закупок в Concept Group

Проблема 2: документы носили генеральному директору на подпись

Даже когда поставщиков удавалось привлечь, сам процесс закупки был мучительно долгим. Все документы собирали вручную, печатали и носили генеральному директору на подпись — стопками. Из-за этого до принятия решения проходили недели, а иногда и месяцы.

Для динамично развивающейся сети магазинов это ограничитель роста. Любая задержка отражалась на работе подразделений и открытии новых торговых точек.

Проблема 3: соглашались на завышенные цены

Из-за нехватки конкуренции и ограниченного числа подрядчиков закупки часто проходили по завышенным ставкам. Поставщики знали, что альтернатив у компании немного, и не спешили снижать стоимость. В условиях роста сети это становилось серьёзным риском: расходы росли быстрее, чем бизнес мог себе позволить.

Как решали эти проблемы

О Bidzaar Марина узнала от коллег — и решила попробовать инструмент. Руководство сначала отнеслось к идее скептически: генеральный директор не верил в успех, но разрешил попробовать. Всё изменил первый экспериментальный тендер на строительные работы. Сразу же удалось заключить сделку на 50% дешевле и сэкономить 2 млн рублей по сравнению с результатами на предыдущей платформе. Руководство было приятно удивлено не только финансовым  результатом, это и  стало переломным моментом в развитии доверия к новой площадке.

Настройка шаблонов и автоматических протоколов вместо ручной работы

Раньше весь процесс закупки сопровождали бесконечные стопки документов. Бумаги буквально носили к генеральному директору на подпись.

«Одновременно вели несколько тендеров — и нужно было согласовать кипы бумаг. Любое изменение — новая версия, новая папка и новые подписи. Эта работа отнимала недели»

Марина Умеренкова, руководитель отдела некоммерческих закупок в Concept Group

Параллельно с переходом  на Bidzaar регламент внутри компании был пересмотрен: упрощены процедуры и переведены в цифровой формат с помощью с 1С. Сотрудники отдела некоммерческих закупок больше не занимаются бюрократией и не составляют документы вручную: согласования можно проводить в системе. Теперь закупщики выбирают лучшие предложения, ведут переговоры с поставщиками и экономят деньги компании.

Теперь закупки запускаем в пару кликов — достаточно заполнить шаблон, прикрепить спецификацию и назначить сроки

Создание реестра поставщиков и повышение конкуренции

Острая проблема Concept Group заключалась в том, что поставщиков приходилось буквально добывать холодными звонками. Марина тратила часы, чтобы находить контакты, писать письма, уговаривать участвовать.

«Это всегда выглядело как навязчивость: ты звонишь человеку, а он тебя в первый раз видит и не понимает, зачем ему вообще участвовать»

Марина Умеренкова, руководитель отдела некоммерческих закупок в Concept Group

На Bidzaar эта задача решается за счёт готового реестра поставщиков и встроенных инструментов приглашения. Достаточно задать фильтры поиска, и система сама подбирает релевантных контрагентов по категориям и географии. Новые участники тендеров появились даже в отдалённых регионах, а на каждой процедуре стабильно набирается от трёх до восьми потенциальных контрагентов.

На Bidzaar собран реестр проверенных поставщиков с прозрачными условиями участия

Создавать реестры удобно: поставщики, с которыми уже работали, появляются в отдельной базе. Оттуда их можно подключать к новым закупкам и не ждать повторной проверки службами компании.

Также получится сгруппировать партнёров в реестры по категориям. Например, объединить тех, кто занимается строительными работами при открытии магазинов, и отдельно собрать швейные производства. Работать с базой на Bidzaar становится комфортнее — нет хаоса, а важного подрядчика не придётся искать среди контрагентов.

Нужного исполнителя можно найти, даже если забудете имя, название компании или его номер. В Bidzaar есть поиск по тегам — прямо как в списке контактов в телефоне

Bidzaar помогает пополнить базу: компания автоматически ретранслирует закупку на 27 российских и четыре зарубежных тендерных агрегатора — её видят пять миллионов потенциальных поставщиков. Для их работы на ЭТП созданы отличные условия: регистрация и участие в тендерах бесплатные, не нужна аккредитация и ЭЦП. Поэтому при переезде компания пригласила на новую площадку всех контрагентов, с которыми работала раньше.

5 млн потенциальных поставщиков видят закупку на ЭТП Bidzaar

С появлением конкуренции ушла проблема завышенных цен. Торги проходят открыто: поставщики видят, какие предложения сделали другие участники. Чтобы выиграть закупку, даже старые контрагенты стали снижать цены.

«Уже на первых торгах заметили разницу. На прошлой ЭТП стоимость предложения составляла 4 млн рублей, а на Bidzaar те же самые контрагенты дали цену в два раза ниже — около 2 млн рублей»

Марина Умеренкова, руководитель отдела некоммерческих закупок в Concept Group

Площадка автоматически формирует сравнительные таблицы по участникам тендера — не нужно вносить предложения в Excel вручную

Возможность использовать чат внутри платформы: коммуникация с поставщиками в одном месте

Одна из проблем прошлого — длинные цепочки писем и постоянные звонки. Любое уточнение деталей превращалось в проблему. Приходилось постоянно переключаться между звонками и письмами, а с одним поставщиком были диалоги в разных мессенджерах. Легко было потерять часть информации во вложениях. От такой бюрократии уставали все: и сотрудники компании, и поставщики.

«Если нужно было уточнить что-то — приходилось звонить или писать письма. А потом ты сидишь и ищешь: где кто что ответил, в какой почте»

Марина Умеренкова, руководитель отдела некоммерческих закупок в Concept Group

Bidzaar заменил всё это единым чатом внутри системы. Поставщики задают вопросы прямо в карточке тендера, а закупщики отвечают там же. Переписка сохраняется и доступна участникам процедуры, также видно все вложенные документы. Это ускорило согласования и сделало процесс прозрачным.

Обсуждать детали и задавать вопросы в чате удобнее, чем по телефону

Работа по постоплате: сначала компания видит результат — и только потом переводит деньги

Ещё одно заметное изменение — условия работы с поставщиками. Раньше контрагенты диктовали условия. Из-за маленькой конкуренции компании приходилось соглашаться на предоплату и завышенные цены. Это было невыгодно для бюджета, особенно в период активного открытия магазинов. Предоплата «замораживала» оборотные средства, и возрастали риски: деньги перевели — а подрядчик мог сорвать сроки.

С притоком новых участников в закупках на Bidzaar компания сама начала выставлять условия. Например, чтобы быстро выбрать подходящего исполнителя, можно:

• Выставить условия участия
• Запросить сертификаты и документы
• Пригласить к участию только победителей торгов
• Скрыть информацию от тех, чьи документы вы ещё не проверили

Решение перейти на постоплату через 60 календарных дней помогло снизить финансовую нагрузку и перераспределить риски. Договориться о новой форме оплаты удалось даже с действующими подрядчиками.

Внедрение единых стандартов и предсказуемых сроков: закупки перестали тормозить проекты

До перехода на Bidzaar каждый тендер затягивался на недели. Не было понятного регламента: одни процедуры шли месяцами, другие подвисали на согласованиях. В результате управлять проектами было сложно:

• Невозможность прогнозирования сроков
• Периодические срывы графика открытий магазинов
• Постоянный стресс для закупщиков и подрядчиков

После переезда на Bidzaar удалось создать регламенты для разных категорий процедур. Для строительства, например, установили следующие: один день на публикацию, четыре дня на приём предложений, три дня на подведение итогов. Все сотрудники понимают сроки и планируют работу.

Компания получила измеримый эффект по ключевым метрикам

«После резкого скачка показателей в IT мы решили посмотреть, как покажут себя на Bidzaar другие категории. В итоге сейчас все нужные нам категории размещены на площадке»

Денис Коротич, начальник управления закупочной деятельностью в АО «БЭТ»

Экономия на закупках — до 30% в строительной категории и до 10% в остальных

Bidzaar позволил Concept Group не просто создать больше конкуренции в торгах, но и реально снизить стоимость контрактов. Например, по строительным тендерам недавно бюджет был 5 млн рублей — предложения пришли на 3 млн рублей. Экономия ощутимая.

---

База поставщиков выросла на 50%

Раньше приходилось добывать поставщиков холодными звонками. С Bidzaar новые подрядчики появляются даже в отдалённых регионах, а количество участников в тендерах увеличилось до семи-восьми человек.

---

Цикл закупок сократился до 4 дней

Строительные тендеры теперь проходят за четыре рабочих дня вместо 10–14, а в других категориях — за 10 дней вместо одного-двух месяцев. Для закупок разработали регламенты с чёткими сроками. Стандартизация процессов позволила вовремя запускать проекты, открывать магазины без задержек.

---

Заявка готовится за 1–2 часа вместо 2–3 дней

С шаблонами и автозаполнением заявки на Bidzaar процесс создания тендера занимает всего час при готовом ТЗ. Команда тратит меньше времени на рутину, и сотрудники фокусируются на согласовании лучших цен и поиске выгодных предложений.

Планы по развитию компании

Concept Group планирует модернизировать магазины сети. В ближайшем будущем запланирован ребрендинг: новые детские уголки, изменение освещения, обновление мебели, установка больших мониторов в торговых залах. 

Прозрачные закупки и работа по постоплате позволяют Марине лично контролировать платежи, чтобы не терять проверенных поставщиков. А выгодные предложения контрагентов дают возможность работать над новыми коллекциями, качеством и стилем товаров даже при сокращении бюджета.