В 3 раза быстрее и на 30% выгоднее. Как отель SO/ St. Petersburg перевёл закупки на Bidzaar

137 дизайнерских номеров и люксов с видами на главные достопримечательности, рестораны и бары с авторским меню, спа-зона — всё сделано на премиальном уровне для действительно комфортного отдыха.

Чтобы всё работало идеально, процессы тоже должны быть на высшем уровне. В том числе и закупки. Однако долго этот процесс был неотлаженным и хаотичным. Всё изменилось с приходом нового руководителя отдела закупок — Рафаэла Ахмедова.

В поисках идеального решения для оптимизации процессов Рафаэл вышел на Bidzaar и быстро понял, что нужно переходить на эту площадку. В итоге закупки стали быстрее, у отеля появилось много новых поставщиков, а выгода при этом достигла 30%. Подробнее — в кейсе.

Как проходили закупки в SO/ St. Petersburg до Bidzaar

Когда Рафаэл Ахмедов пришёл в SO/ St. Petersburg, процесс закупок не был выстроен и унифицирован. Каждый, кому нужно было что-то закупить, искал поставщиков и общался с ними через каналы, удобные лично ему: у кого-то это были мессенджеры, у кого-то обзвон базы, у кого-то почта. 

Нужно было наводить порядок. В первую очередь сделать так, чтобы у всех был один канал для сбора заявок и ведения торгов.

Сначала таким каналом стала электронная почта. Чтобы полностью перевести туда закупки всех отделов, у отеля ушло около двух лет. Однако унификация была лишь первым шагом. Многие проблемы закупок только предстояло решить.

Долгий цикл закупки

От создания заявки до подписания договора с поставщиком могло пройти около месяца.

Маленькая конкуренция

Вместе с этим — отсутствие прозрачности. Не всегда было понятно, действительно ли удалось выбрать хорошего поставщика с выгодным предложением.

Отсутствие единой базы проверенных поставщиков

Особенно это мешало, когда Рафаэл Ахмедов решил расширять зону влияния и закупать не только мерч, гостевые принадлежности и инвентарь для уборки. В том числе он хотел забрать себе более узкие категории, которыми занимались другие отделы: IT, кухонную технику, инженерное оборудование. 

Чтобы улучшить закупки в отеле, Рафаэл регулярно занимался и своим развитием тоже: проходил курсы, читал книги и активно изучал отраслевые материалы, которые находил онлайн. В том числе про разные инструменты для автоматизации и оптимизации процессов. Так он и узнал про Bidzaar. После самостоятельного изучения материалов о платформе стало понятно: закупки надо переводить на неё.

«К счастью, моих знаний о платформе было достаточно, чтобы обосновать, зачем нам вкладываться в переход на Bidzaar. Генеральный управляющий также поддержал мою идею и оценил фокус на прозрачности закупок. В итоге уже после первых процедур стало понятно, что вложения себя окупили»

Рафаэл Ахмедов, руководитель отдела закупок в SO/ St. Petersburg

Почему SO/ St. Petersburg выбрали Bidzaar

Удобство платформы

Интерфейс площадки максимально простой и интуитивно понятный. Поэтому на ней легко работать как закупщикам, так и поставщикам.

Кроме того, на Bidzaar максимально простой вход для поставщиков. Это позволяет быстро перевести на платформу текущих партнёров:

1. Бесплатная регистрация, которая занимает меньше 10 минут
2. Не требуется ЭЦП и аккредитация
3. Участие в торгах бесплатное — только в случае победы поставщик платит платформе небольшую комиссию.

«Нет риска потерять поставщиков по причине того, что для регистрации им нужно два дня заполнять какие-то формы. Здесь достаточно примерно десяти минут. Наши поставщики сначала с опаской шли регистрироваться, а уже через 10 минут перезванивали и спрашивали наш код процедуры. Просто потому что всё нашли интуитивно»

Рафаэл Ахмедов, руководитель отдела закупок в SO/ St. Petersburg

Для регистрации достаточно заполнить несколько полей, после чего поставщик может подавать заявку на участие в торгах

Конкурентные торги

Чем больше участников, тем живее конкуренция и больше шанс найти поставщика с лучшими условиями.

В 2025 году на Bidzaar работают более 170 000 поставщиков. Каждый день добавляются ещё 100–150 контрагентов.

Инструменты Bidzaar помогают легко и быстро найти потенциальных участников закупки.

AI-алгоритм для поиска релевантных поставщиков

Он автоматически подберёт подходящих контрагентов и предложит ваш тендер.

Встроенный поиск

Удобно самостоятельно найти поставщиков по тегам закупок в поисковой панели и отправить им сообщение со ссылкой на закупку. 

Поиск осуществляется по тегам, а не по кодам ОКВЭД, — поэтому находить поставщиков в разы быстрее и удобнее

Виджет на сайте

Он будет автоматически публиковать все новые тендеры на сайте компании. Даже если поставщик ещё не зарегистрирован на ЭТП, он увидит приглашение и сможет присоединиться к торгам.

Реестры поставщиков

Реестры — это структурированные базы проверенных поставщиков, которые можно заводить под каждую отдельную категорию.

В SO/ St. Petersburg высоко оценили возможность создавать реестры. Теперь ещё до запуска закупки можно предварительно отобрать поставщиков и сформировать из них качественную базу.

Реестры предоставляют широкие возможности для анкетирования и предварительной квалификации участников. Оставляя заявку, поставщики могут заполнить таблицу с заранее заданными критериями и прикрепить все необходимые документы, которые хочет изучить закупщик. Это особенно помогает в случаях, когда закупки по определённой категории проходят впервые.

«Как только я понимаю, что планируется закупка, я сразу запускаю по ней реестр. Например, сейчас я собираю реестр на изготовление и поставку игрушек для детей наших гостей. Когда придёт время запускать торги, мне не нужно будет тратить время на поиск поставщиков, составление ТЗ и приведение всех предложений к единому знаменателю. Все нужные данные в нужной форме у меня уже будут»

Рафаэл Ахмедов, руководитель отдела закупок в SO/ St. Petersburg

Реестр можно сделать открытым, чтобы другие компании могли увидеть, какие поставщики уже завоевали доверие бизнеса. Точно так же можно изучить реестры других компаний и найти там потенциальных подрядчиков

Отзывчивая поддержка

Менеджеры и кураторы Bidzaar всегда на связи и максимально оперативно отвечают на любые вопросы — по площадке, процедурам и даже закупочным нюансам. Это не сухое шаблонное общение, а живой искренний диалог, где обе стороны говорят на одном языке и обмениваются опытом.

Также платформа регулярно устраивает для пользователей бесплатные вебинары, на которых можно ещё больше узнать о закупках и работе с ней.

«Обучающие ролики, тренинги и вебинары от Bidzaar делают меня ещё сильнее как специалиста. Часто пользуюсь этой возможностью чему-то научиться, а потом обучить мою команду»

Рафаэл Ахмедов, руководитель отдела закупок в SO/ St. Petersburg

Средняя экономия: 30%

В зависимости от категории, снижение цены происходит по разным причинам. Например, поставщики инвентаря для уборки снижают цену, когда видят большую конкуренцию. При закупке компьютеров один поставщик предложил более простую и бюджетную модель, которая соответствовала запросам компании, но в SO/ St. Petersburg о ней раньше не знали. А при закупке полотенец и халатов отель вышел не на продавца, а на производителя, — такая покупка всегда получается выгоднее.

---

Поставщиков на торгах стало в 2 раза больше

Например, если раньше при покупке постельного белья отель выбирал из пяти-шести участников, то теперь торги собирают около 12 кандидатов. А в IT-категориях вместо трёх-четырёх поставщиков участвуют не меньше восьми. Всё благодаря большой базе контрагентов и простым условиям участия.

«В некоторых категориях участников становится так много, что я уже думаю, как ограничить их число. Например, при закупке того же постельного белья мне надо изучить образцы тканей — значит, у меня на столе будет лежать 12 образцов. А потом то же самое с тапочками, полотенцами и халатами»

Рафаэл Ахмедов, руководитель отдела закупок в SO/ St. Petersburg

---

Цикл закупки сократился в 3 раза

Недавняя закупка компьютеров заняла у SO/ St. Petersburg 10 дней. Раньше на подобную процедуру могло уйти около месяца.

---

Появилась база поставщиков из 10 реестров

Суммарно в базе SO/ St. Petersburg теперь есть более 50 контрагентов. Больше всего участников в IT-реестре — там собрано уже 20 потенциальных поставщиков.

Прямо сейчас всеми закупками на Bidzaar Рафаэл Ахмедов занимается самостоятельно, а параллельно собирает и обучает команду закупщиков. В планах — в течение ближайших месяцев ввести новых сотрудников во все внутренние процессы отеля, а затем научить работать на Bidzaar и делегировать им часть закупок. Ахмедов надеется, что в дальнейшем команда SO/St. Petersburg будет показывать положительные результаты и своим примером замотивирует перейти на Bidzaar остальные отели сети Accor.