Как компания “Ростелеком-Информ” перешла на ЭТП Bidzaar в условиях санкций и сократила цикл закупок в 2,5 раза

---

Чтобы обеспечить бесперебойную работу сетей и ИТ-инфраструктуры заказчиков, в том числе в удалённых добывающих и перерабатывающих точках, компания регулярно проводит закупки оборудования, расходных материалов, сервисных услуг и строительно-монтажных работ. Каждый этап — от своевременной поставки радиоэлектронной продукции и запчастей до организации аутсорсинга печати и диспетчеризации требует чёткого планирования и жёсткого контроля.

До 2022 года взаимодействие с поставщиками в части получения предложений, оптимизации и оценке условий, подготовке конкурентных листов велось практически полностью вручную и с использование корпоративной почты. Ограниченный пул проверенных подрядчиков, сотни писем и звонков, отсутствие стандартизированной закупочной документации, сравнение объемных спецификаций и предложений и обеспечение равноправия участников растягивали цикл сорсинга и конкурентной оценки на 15-20 и более дней, конкуренция редко превышала 3 участников. В условиях жестких санкционных ограничений, постоянном изменении логистических цепочек работа закупщика без использования ЭТП не смогла бы обеспечить оптимальные условия поставки обширной номенклатуры (более 10 000 SKU) и необходимый уровень сервиса внутреннему заказчику.

В начале 2022 года «Ростелеком-Информ» перевёл закупки на ЭТП, при этом ЭТП Bidzaar – стала основной площадкой. Уже через полгода пул поставщиков вырос до 4,5 участников на торг, а цикл source-to-contract сократился в 3 раза — 5-7 дней. В кейсе рассказываем, как удалось быстро перевезти компанию на ЭТП и добиться таких результатов.

---

Вручную формировали конкурентные листы — или как проходили закупки до Bidzaar

До 2022 года закупки в «Ростелеком-Информ» велись «по старинке»: собирали коммерческие предложения по электронной почте, вручную сводили в Excel, направляли контрагентам уточнения, уточнения контрагентов – заказчикам, теряли взаимные ответы и контакты. Работа была долгая и муторная — перенос, сравнение предложений и согласование решений занимали 2-3 недели. Когда первые санкции привели к прекращению работы в России ключевых вендоров, компания столкнулась с риском срывов поставок и остановки проектов. Положительный опыт работы с Bidzaar во время COVID-19 подтолкнул руководство к быстрому развёртыванию платформы по всей сети.

“Мы познакомились с Bidzaar ещё в 2020 году. Был впечатлен – мягко сказать. Это была квинтэссенция бизнес-ориентированного подхода с минимальным количеством бюрократии и паразитных операций“

Денис Опрышко, директор по закупкам «Ростелеком-Информ»

❌ Проблема 1: на обработку заявок и предложений уходит много времени

Внедрение Bidzaar позволило существенно систематизировать процесс закупок в «Ростелеком-Информ», упростив взаимодействие с внутренними заказчиками и поставщиками, сделав его прозрачным. Сегодня отсутствует необходимость отправлять запросы вручную: рассылать техническое задание на почту, регулярно напоминать о сроках, согласовывать условия и корректировать условия любыми доступными каналами коммуникаций, лишь бы уложиться в срок. На сбор и сравнение предложений уходили недели – теперь это несколько дней.

❌ Проблема 2: отсутствие информации о потенциальных поставщиках

В силу большого количества проектных закупок, технически сложных и редких категорий товаров работа с базой поставщиков «в ручном режиме из Excel» крайне трудозатратна и малоэффективна.  В условиях отсутствия четко сформулированного технического здания проводить в почте несколько этапов (предпроектный, квалификационный, основной и т.д.), исключать конфликты интересов, обеспечивая равные условия и обратную связь поставщикам – практически нереально. Функционал ЭТП Bidzaar позволил нам предельно автоматизировать все эти активности.

❌ Проблема 3: неоптимальные условия из-за низкой конкуренции

Сбор заявок на участие в тендерах по почте, безусловно, ограничивал открытость процедуры и количество участников и как следствие – невозможность объективно ответить на вопрос: а насколько данная цена или стоимость является оптимальной в наших условиях? Работа на ЭТП позволила “РТК-Информ” практически в 100% случаев сформировать открытую конкурентную среду, получать релевантные запросам предложения и сделать процесс торгов для поставщиков и подрядчиков предельно понятным. В среднем, компания добивается снижения цены в ходе торгов на 8-10%

❌ Проблема 4: человеческий фактор и сложности поиска информационных следов

В ходе ручной работы по сорсингу и оценке поставщиков неизбежно возникали проблемы, в том числе после утверждения победителя и на стадии формирования договров, например: из-за упущенной информации на стороне закупщика или поставщика (условия договора, привязка к курсу валюты, условия взаиморасчетов, период действия цены, товары-аналоги и т.д.). В конечном итоге приходилось проводить новый запрос, или проводить согласования отклонений. Так или иначе, в таких ситуациях у каждой из сторон остается подозрение и неприятный осадок, а главное – это потерянное время и ожидание внутреннего клиента закупщика. Конечно, использование инструментов ЭТП Bidzaar (спецификации по позициям, чаты, выгрузки, логи и т.д.) не решило эти проблемы на все 100%, но совершенно точно – свело их к минимуму.

“У нас появилась возможность быстро увеличить воронку поставщиков, ознакомить их с условиями сотрудничества, сформировать простые и одновременно исчерпывающие стандарты и технические задания“

Денис Опрышко, директор по закупкам «Ростелеком-Информ»

Перешли на Bidzaar — и 85% поставщиков «переехали» с нами

Компания полностью перевела закупки на электронную платформу Bidzaar и получила на выходе набор инструментов для быстрой и конкурентной закупки. Вот какие возможности появились у «Ростелеком Информ»:

Ищут поставщиков по своим правилам

Теперь сотрудники размещают тендер за 5 минут — примерно столько же времени уходило на одно электронное письмо раньше. Только на ЭТП Bidzaar объявление о закупке видят все поставщики сразу.

Чтобы быстро выбрать подходящего исполнителя, можно:

• выставить условия участия;
• запросить сертификаты и документы;
• пригласить к участию только победителей торгов;
• скрыть информацию от тех, чьи документы вы ещё не проверили.

С помощью этих фильтров в «Ростелеком-Информ» оптимизировали кросс-функциональные процессы между техническим заказчиком, комплаенс-службами, юридическим и финансовым блоками:

• вместо картинок в мессенджерах и многостраничных технических заданий теперь прописывают ключевые спецификации позиций — и поставщик с первого взгляда понимает предмет закупки и суть требований заказчика;
• пакет обязательных документов загружают в тендер одним кликом. Поставщики видят условия сотрудничества с нами и сразу прикладывают к заявке необходимые соглашения и гарантии;
• избегают дополнительных запросов и долгих согласований с помощью фиксированного списка требований к пакетам расчётных документов, условиям взаиморасчётов и банковским гарантиям.

Всё это позволило компании существенно повысить скорость прохождения промежуточных этапов согласования закупки

Цикл от публикации тендера до заключения контракта удалось сократить в 3 раза — до 5–7 дней вместо 15–20 ранее.

Без выполнения этих условий, поставщик не сможет участвовать в закупке. Вы сразу фильтруете тех, кто вам не подходит — и не тратите время на чтение нерелевантных откликов

Собирают единый реестр аккредитованных партнёров

Поставщики, которых проверила служба безопасности, появляются в отдельной базе. Оттуда их можно быстро подключать на новые закупки и не ждать повторной проверки. Туда же можно добавить и внешних контрагентов — например, в компании так приглашали поставщиков, когда только переезжали на платформу.

Партнёров можно сгруппировать в реестры по категориям. Например, объединить тех, кто занимается обслуживанием сетей и инфраструктуры и отдельно собрать поставщиков расходных материалов. Работа с базой станет комфортнее — на странице не будет хаоса, а нужного подрядчика не придётся искать среди всех.

Потерять контакт важного исполнителя теперь будет сложно — его можно найти по тегу, прямо как в списке контактов

Пополнить базу помогает сама площадка Bidzaar: компания автоматически ретранслирует закупку на 26 российских и 4 зарубежных тендерных агрегатора — её видят 5 млн потенциальных поставщиков.

Сравнивают предложения поставщиков в едином отчете

Все коммерческие предложения собраны в одном отчёте и сгруппированы по критериям. Теперь сравнивать стоимость каждого предложения, сроки работ и дополнительные условия действительно легко и удобно.

“Мои коллеги в закупках направляют на согласование результаты процедур на 300+ товарных позиций из 5-6 поставщиков практически в несколько кликов. Да, к хорошему быстро привыкаешь, лично я не готов делать эту работу как раньше: собирать по папкам бесконечные ТКП, переносить данные из ТКП в сводные таблицы и функциями Excel «допиливать» конкурентный лист» — слишком долго, а на потоке всегда присутствует вероятность ошибки.”

Денис Опрышко, директор по закупкам «Ростелеком-Информ»

Таблицу можно скачать и загрузить в CRM — и сразу запустить процесс сделки

Общаются с поставщиками прямо на площадке

Теперь все коммуникации с поставщиками проходят внутри Bidzaar — от первичного приглашения до финального согласования условий. В чате ЭТП менеджеры по закупкам дают обратную связь с участникам тендеров и задают вопросы. Вот какие функции особенно нравятся «Ростелеком Информ».

Мгновенные уведомления. При любом изменении ТЗ или сроков закупки все участники получают push-оповещение в чате. Например, при корректировке списка запасных частей для ремонта станции подрядчики узнают о новой спецификации за секунды — без сотен писем и звонков.

Клонирование типовых запросов. У клиента есть ежемесячные обязательные закупки — от материалов кабельных систем и расходных материалов для печатной техники до ЗИП и комплектующих к оборудованию связи и услуг субподрядчиков по сервису инфраструктуры. Теперь в компании запускают такую процедуру в три клика — просто клонируют предыдущую. Все параметры, список поставщиков и неценовые критерии (например, гарантии доставки и условия постгарантийного обслуживания) подтягиваются автоматически.

Гибкие неценовые критерии. Любые важные дополнения, которые можно задать самостоятельно и оптимизировать под текущую закупку и специфику. Например, для закупки услуг ИТ-аутсорсинга в шаблон заявки добавляют требование об удалённой поддержке 24/7 и наличии сертификации по стандарту ISO. Поставщики сразу видят эти параметры и готовят коммерческие предложения с учётом всех условий.

Переживали, что поставщики не согласятся на новые условия

При запуске проекта были опасения, что переход на электронную площадку отпугнёт поставщиков или будет слишком дорогим. Однако Bidzaar снял эти возражения: клиенту объяснили, что регистрация на платформе занимает несколько минут, а участие в тендерах для исполнителей — бесплатное.

Поставщики не платят за участие в запросах — площадка получает свое вознаграждение только в случае, если обе стороны удовлетворены итогами тендера

Действовать в условиях ухода основных вендоров надо было быстро. Тут политика клиента и Bidzaar оказалась похожа: вместо сотен документов клиент отправлял партнёрам обычные письма, в которых честно пояснили, почему они переезжают на ЭТП, и почему не могут по-другому.

Уход от формального бюрократического подхода повысил лояльность поставщиков — конкретно в «Ростелеком-Информ» разобрали все риски и предложили исполнителям помощь в «переезде». Иногда даже встречались с поставщиками лично, чтобы помочь зарегистрироваться. За 2–3 месяца компания перевела на ЭТП Bidzaar 85% действующего пула поставщиков.

Отдельной задачей было масштабировать Bidzaar в филиалы «Ростелеком-Информ». Со стороны достаточно зрелой, системной и консервативной команды необходимость использования Bidzaar справедливо вызывали сомнения: 

• удобство функционала – а так ли на самом деле все просто?
• вероятность ошибки в новом процессе – а что будет если что-то пойдет не так?
•  мотивация работать на ЭТП текущих поставщиков и партнёров – а зачем им это нужно?

В общей сложности перевести все филиалы на ЭТП Bidzaar удалось за полгода. В компании уже уходят от обучающих семинаров — сотрудникам оказалось легко разобраться в платформе за счёт удобной базы знаний. Если в команде происходит ротация, новому сотруднику достаточно просто создать аккаунт на ЭТП — а обучение новой платформе занимает всего пару дней.

“Платформа интуитивно-понятная: я вижу, что новый сотрудник начинает работать по шаблонам коллег уже за 1–2 дня“

Денис Опрышко, директор по закупкам «Ростелеком-Информ»

В итоге опасения компании не подтвердились. Получилось даже наоборот: кроме почти полного сохранения текущей базы поставщиков —увеличили её общий объем более чем в 2,5 раза за счет новых участников, которые пришли к «Ростелеком-Информ» с платформы. Благодаря простоте регистрации на Bidzaar, подрядчикам стало проще откликаться на закупки клиента. Те, с кем они до этого не работали, смогли видеть заказы «Ростелеком-Информ», зарегистрироваться и подать коммерческое предложение. А значит, конкуренции стало больше — и клиент начал получать более выгодные предложения.

✅ Сократили цикл закупки в 3 раза

Благодаря массовым приглашениям и упрощению процедур общая продолжительность цикла привлечения поставщиков и конкурентных процедур сократилась практически до 30% от исходной, при повышении общей эффективности процесса. Это подтверждается наблюдаемым у клиентов Bidzaar средним снижением времени закупок на ~26% (на 12 дней) — в случае «Ростелеком Информ» эффект оказался ещё сильнее.

---

“Мы сократили цикл общий цикл закупки в 2–2,5 раза благодаря стандартизации процессов, в том числе за счет инструмента Bidzaar“

Денис Опрышко, директор по закупкам «Ростелеком-Информ»

---

✅ Один специалист может вести одновременно до 20-30 процедур в месяц, вместо 5-6 ранее

Ускорение работы функции закупок удалось достичь без ущерба качеству и перегрузки поскольку платформа берёт на себя часть рутинных операций и коммуникаций. Появляется больше возможностей на глубинный анализ предложений, оценку приведенной стоимости предложения, оценку стоимости владения предметом закупки, точечным переговорам по улучшению условий поставки, все это повышает как эффективность самой закупки, так и уровень компетенций специалиста.

---

✅ До 4,5 человек на торг выросла конкуренция

Здесь компания достигла идеального баланса: старые поставщики довольно удачно торгуются и остаются в рынке, при этом на тендерные процедуры регулярно заходят новые подрядчики с максимально выгодными предложениями. С помощью ИИ-алгоритмов ЭТП отбирает из базы подходящих поставщиков и приглашает их принять участие в закупке.

---

✅ 85% старых поставщиков клиента перешли на Bidzaar

Всё потому что на площадке уже зарегистрировано больше 150 000 поставщиков. А благодаря комфортным условиям компания легко перевела на Bidzaar ещё и старую базу подрядчиков.

---

✅ 2 дня новые сотрудники привыкают к Bidzaar

В Bidzaar собрана большая база знаний с инструкциями, как пользоваться площадкой. В «Ростелеком-Информ» отмечают, что в компании даже уходят от обучающих семинаров — команда быстро понимает, как работать новой с ЭТП. Интуитивно-понятный интерфейс Bidzaar и автоматизация рутинных процессов позволила функции закупок больше фокусироваться на оптимизации и работе с бизнес-критичными закупками.

В условиях санкций и ухода ключевых вендоров «Ростелеком-Информ» за полгода перешёл на Bidzaar.  Это позволило сохранить 85 % проверенных поставщиков и подрядчиков, увеличить среднюю конкуренцию до 4–4,5 участников, ускорить общий цикл закупки в 2–2,5 раза, обеспечить высокую прозрачность процессов и быструю адаптации команды. Эти результаты стали возможны благодаря комплексному внедрению Bidzaar: от создания единой системы закупок до автоматизации рутинных операций и расширения пула поставщиков.